தெளிவான நோக்கத்துடன் ஒரு குறுகிய கூட்டம்

குறுகிய கூட்டம் ஒரே ஒரு நோக்க வாக்கியத்தில் தொடங்குகிறது. அதை எழுத முடியவில்லை என்றால் கூட்டமே தேவையில்லாமல் இருக்கலாம். எழுத முடிந்தால் மற்றவை தானாக அமையும்: யார் வருவார்கள், எவ்வளவு நேரம், எப்படி முடியும்.

சுமார் பத்து நிமிடத்தில் எப்படித் தயாராவது என்று இந்த வழிகாட்டி காட்டுகிறது. அப்போது சக ஊழியர்கள் என்ன முடிவானது என்று தெரிந்துகொண்டு வெளியே வருவார்கள்.

கூட்டங்கள் ஏன் நீண்டதாகவும் குழப்பமாகவும் இருக்கின்றன?

பெரும்பாலும் நோக்கம் சொல்லப்படவே இல்லை. ஒவ்வொருவரும் வெவ்வேறு எண்ணத்துடன் வருகிறார்கள். அதனால் முதல் அரை மணி நேரம் கூட்டம் எதற்கு என்று கண்டுபிடிப்பதிலேயே போகிறது. பிறகு ஒருவர் கடிகாரத்தைப் பார்க்கிறார், இன்னொருவர் கைப்பேசியைப் பார்க்கிறார்.

தெளிவான குறுகிய கூட்டம் எல்லோரின் கவனத்தையும் மதிக்கிறது. ஷிஃப்ட் முறையிலோ பரபரப்பான குழுவிலோ, சக ஊழியர்களுக்குத் தங்கள் உண்மையான வேலைக்குத் தேவையான நேரத்தையும் அது காக்கிறது.

நோக்கத்தை எப்படி எழுதுவது?

இந்த வாக்கியத்தை முடியுங்கள்: “இந்தக் கூட்டம் முடியும்போது நாம்…” முடிவில் கண்ணுக்குத் தெரியும் ஒன்று இருக்க வேண்டும். ஒரு முடிவு, ஒரு பட்டியல் அல்லது ஒரு பெயர் போல.

தெளிவற்றது: “ராயா பணி அட்டவணையைப் பற்றிப் பேசுவோம்.” தெளிவானது: “ராயா முதல் நாள் யார் வேலை செய்வது என்று முடிவு செய்வோம்.”

நிகழ்ச்சி நிரலைப் பகிர்ந்து மக்கள் அமைதியாகத் தயாராக உதவுதல் வழிகாட்டி, இந்த வாக்கியத்தை முன்கூட்டியே அனுப்புவது எப்படி என்று காட்டுகிறது.

முயன்று பாருங்கள்: ஐந்து படிகளில் தயாராதல்

அழைப்பை அனுப்பும் முன் இதற்குச் சுமார் பத்து நிமிடம் ஆகும்.

1. நோக்க வாக்கியத்தை எழுதுங்கள். எழுத முடியவில்லை என்றால் செய்தி அனுப்புங்கள்.
2. முடிவு எடுப்பவர்கள், வேலை செய்பவர்கள், தகவல் வைத்திருப்பவர்களைத் தேர்ந்தெடுங்கள்.
3. நேரத்தை முடிவு செய்யுங்கள். முதலில் நினைத்ததைவிடக் குறைவாக வையுங்கள்.
4. மூன்று புள்ளிகள் வரை பட்டியலிடுங்கள். ஒவ்வொன்றுக்கும் சில நிமிடம் ஒதுக்குங்கள்.
5. நடவடிக்கைகளை யார் எழுதுவார் என்று முடிவு செய்து, முன்பே அவரிடம் சொல்லுங்கள்.

கூட்டமா, செய்தியா: ஒரு விரைவுச் சோதனை

மூன்று கேள்விகளைக் கேளுங்கள். மூன்றுக்கும் பதில் இல்லை என்றால் செய்தி அனுப்புங்கள்.

• ஒன்றாகச் சேர்ந்து எதையாவது முடிவு செய்ய வேண்டுமா?
• நேரடியாகப் பேசித் தீர்க்க வேண்டிய கருத்து வேறுபாடு இருக்கிறதா?
• இந்தப் பதில் இன்று யாரோ செய்யும் வேலையை மாற்றுமா?

செய்தி மக்களின் நேரத்தைக் காக்கிறது. செய்தியால் முடியாததற்குத்தான் கூட்டம்.

கூட்டத்தைக் குறுகியதாக வைத்திருப்பது எப்படி?

தொடக்கத்தில் நோக்கத்தையும் முடிவு நேரத்தையும் சொல்லுங்கள். புள்ளிகளை வரிசையாக எடுங்கள். ஒரு புள்ளி நீண்டால் அதைத் தனியாக வைத்துவிட்டு முன்னே செல்லுங்கள்.

முடிந்தால் திரைகளைக் கீழே வைக்கச் சொல்லுங்கள். ஒருவர் தாமதமாக வந்தாலும் சரியான நேரத்தில் தொடங்குங்கள். அப்போது நேரத்துக்கு வந்தவர்கள் தண்டிக்கப்பட மாட்டார்கள். வீடியோ அழைப்பாக இருந்தால், எல்லோரும் சேரும் முன் இணைப்பு வேலை செய்கிறதா என்று பாருங்கள். முடிவில் நடவடிக்கைகளை உரக்கப் படியுங்கள். அதற்கு பெயரிட்ட அடுத்த நடவடிக்கைகளுடன் கூட்டத்தை முடித்தல் வழிகாட்டியைப் பாருங்கள்.

கூட்டங்கள் உங்களுக்கு மன அழுத்தம் தந்தால் என்ன செய்யலாம்?

சிலர் முன்னறிவிப்பு இல்லாமல் பேசச் சொன்னால் திகைத்துவிடுகிறார்கள். கேள்விகளை முன்பே அனுப்புங்கள். பேச்சுடன் எழுத்து மூலமான கருத்துகளையும் வரவேற்கலாம். இடைவெளி கேட்க அனுமதியுங்கள், அறையை அமைதியாக வையுங்கள்.

உள்ளே செல்லும் முன் சில மெதுவான மூச்சுகள் உதவலாம். ஒரு நிமிட அமைதி வேண்டுமானால் தியான நேரக் கருவி இருக்கிறது.

கூட்டங்கள் உங்களை நீண்ட நேரம் மிகுந்த பதற்றத்தில் வைத்திருந்தால், மருத்துவரிடமோ ஆலோசகரிடமோ பேசுங்கள். எங்கிருந்து தொடங்கலாம் என்று எங்கள் உதவிப் பக்கம் காட்டும்.

அடுத்து எங்கே செல்லலாம்?

முன்னுரிமைகள் தெளிவில்லாததால்தான் கூட்டங்கள் குழப்பமாகின்றன என்றால், தெளிவற்ற முன்னுரிமைகளுக்கான குழு உரையாடல் வழிகாட்டி படியுங்கள். இந்தக் குழுவுக்கான எல்லாமும் பணியிடம், சக ஊழியர்கள், குழு நலம் இருக்கின்றன.

கூட்டத்துக்குப் பின் அமைதியாக மீள விரும்பினால், Miracle of Mind செயலியில் உள்ள சத்குருவின் இலவச ஏழு நிமிட வழிகாட்டப்பட்ட தியானம் விருப்பமாக முயன்று பார்க்கக்கூடிய இடம்.