Gửi một tài liệu tự nguyện sau dự án nhiều áp lực
Dự án đã xong, cả nhóm đang mệt, và bạn muốn gửi đến họ một điều tử tế.
Sau một dự án vất vả, nghỉ ngơi phải đến trước. Một tài liệu có thể đứng cạnh đó như một lựa chọn thêm, chỉ gửi một lần, bằng lời đơn giản, và không cần ai trả lời.
Làm đúng cách, nó giống một sự quan tâm. Làm sai cách, nó giống bài tập về nhà đặt vào cuối một giai đoạn mệt nhoài.
Vì sao thời điểm và lời lẽ quan trọng đến vậy?
Những người vừa xong một đợt ra mắt sản phẩm hay một kỳ kiểm toán đang mệt theo kiểu mà một tin nhắn ngắn không thể sửa được. Nếu tin nhắn đến kèm một đường dẫn và một lời nhắc, nó có thể nghe như “lẽ ra bạn phải ổn hơn rồi”.
Lời lẽ nhẹ nhàng giữ được lòng tin. Nó cho mọi người biết lời mời này là để họ nhận hoặc bỏ qua tùy ý.
Điều gì phải làm trước khi gửi tài liệu?
Hãy nhìn vào áp lực thật sự trước. Tự hỏi mọi người có nghỉ được không, hạn chót kế tiếp có dời được không, và có ai trực thay cho một ngày yên ả được không.
Chỉ sau đó mới thêm tài liệu. Nó không thể thay cho thời gian, nhân sự hay sự ghi nhận công bằng. Bài tách việc tập cá nhân tự nguyện khỏi yêu cầu công việc giải thích ranh giới cần giữ.
Thử cách này: một ghi chú ngắn để gửi
Hãy giữ ở vài dòng. Chỉnh lại chi tiết cho hợp với nhóm của bạn.
- Cảm ơn cả nhóm về những việc cụ thể, bằng lời đơn giản.
- Nói điều gì đang thay đổi để mọi người có chỗ thở, ví dụ một tuần đầu nhẹ hơn.
- Nhắc đến tài liệu đúng một lần: “Nếu bạn muốn, đây là một bài thiền có hướng dẫn ngắn. Một vài người thấy vài phút yên tĩnh có ích. Hoàn toàn tùy bạn.”
- Nói rõ không ai cần trả lời hay báo lại.
- Gửi vào lúc yên ắng, không gửi cùng những yêu cầu mới.
Để tìm cách diễn đạt, hãy xem bài viết một ghi chú tham gia tự nguyện đơn giản.
Làm sao để đồng nghiệp làm ca hay ở ngoài văn phòng cũng dễ nhận?
Hãy gửi cùng một ghi chú cho tất cả, ở nơi họ vẫn đọc. Một bạn làm ca tối không nên thấy nó muộn hơn mọi người ba ngày.
Nếu nhóm nói nhiều hơn một ngôn ngữ, hãy kiểm tra tài liệu và ghi chú có sẵn bằng những ngôn ngữ mọi người dùng không. Xem bài chọn tài liệu cho nơi làm việc nhiều ngôn ngữ.
Nếu có ai đó đang chật vật thì sao?
Một tài liệu không phải là sự hỗ trợ. Nếu một đồng nghiệp có vẻ không khỏe, quá tải hoặc xuống tinh thần lâu hơn một lúc ngắn, hãy nói chuyện riêng với họ thật nhẹ nhàng. Hãy chỉ cho họ nơi giúp đỡ thật sự, như trang hỗ trợ của chúng tôi. Đừng dùng một đường dẫn về sức khỏe tinh thần thay cho một cuộc trò chuyện.
Làm sao biết tài liệu có giúp ích không?
Đừng theo dõi ai đã tham gia. Sau đó, hãy hỏi cả nhóm một câu hỏi mở và cho họ trả lời ẩn danh. Bài thu thập góp ý về mức độ dễ dùng của tài liệu chỉ cách làm.
Bước tiếp theo nên là gì?
Hãy lo phần nghỉ ngơi trước. Rồi viết ghi chú, gửi một lần và để yên. Bạn có thể tìm thêm ý tưởng ở trang tổng hợp về nơi làm việc và đồng nghiệp, hoặc đọc cách giới thiệu tài liệu hỗ trợ tinh thần tự nguyện cho cả nhóm.
Nếu bạn cũng đang mệt, bài thiền có hướng dẫn bảy phút miễn phí của Sadhguru trong ứng dụng Miracle of Mind là một nơi để ngồi yên vài phút, nếu bạn muốn.
Câu hỏi thường gặp
Gửi tài liệu có đúng không khi vấn đề thật sự là khối lượng việc?
Một tài liệu không giải quyết được khối lượng việc quá nặng, và cũng không nên dùng để che nó đi. Hãy lo chuyện nghỉ phép, nhân sự và hạn chót trước hoặc cùng lúc. Nếu được gửi một cách thật lòng, một tài liệu yên tĩnh có thể đứng cạnh những thay đổi đó như một lựa chọn nhỏ mà mỗi người dùng hoặc không.
Lúc nào là thời điểm tốt nhất để gửi?
Sau khi đợt dồn sức kết thúc, khi mọi người đã được thở ít nhất một ngày. Đừng gửi cùng lúc với những việc mới. Một tin nhắn đến cùng hạn chót mới sẽ đọc như một chỉ thị, chứ không phải một lời mời.
Có nên hỏi ai đã dùng không?
Không. Hỏi như vậy biến một lời mời tử tế thành điều khiến người ta thấy mình bị theo dõi. Nếu muốn biết tài liệu có giúp ích không, hãy hỏi một câu chung cho cả nhóm, không kèm tên. Bài về cách thu thập góp ý sẽ chỉ bạn cách làm.
Nếu một vài đồng nghiệp không muốn dùng thì sao?
Điều đó hoàn toàn bình thường. Mỗi người nghỉ ngơi một kiểu, có người thích ở bên gia đình, ngủ bù hoặc đi dạo. Hãy nói rõ không ai cần trả lời, và hãy thật sự nghĩ như vậy.
Đọc tiếp
Nếu chính bạn là người gánh dự án, một bài thiền ngắn có hướng dẫn có thể cho bạn vài phút bình tĩnh để hạ nhịp trước khi bắt đầu việc khác.