Viết một ghi chú tham gia tự nguyện đơn giản
Bạn muốn nói rằng đây là tùy chọn, và để mọi người tin điều đó.
Một ghi chú tự nguyện tốt nói bốn điều: nó là gì, nó là tùy chọn, việc dùng là riêng tư và sẽ không ai hỏi. Hãy giữ ngắn, và đừng xin lời đáp.
Câu chữ quan trọng hơn hình thức. Người ta đọc giọng điệu rất nhanh, nhất là khi đến từ người giao việc cho mình.
Điều gì làm ghi chú nghe thật sự là tùy chọn?
Nó nghe tùy chọn khi không đòi hỏi gì ở người đọc. Không đăng ký, không trả lời, không báo lại, không có câu “cho mình biết bạn nghĩ sao” nhắm vào từng người.
Cũng nên nói rõ điều gì sẽ không xảy ra: không theo dõi, không báo cáo và không liên quan đến đánh giá công việc. Người ta tin điều được nói thẳng hơn điều chỉ được ngầm hiểu.
Những cụm nào nên tránh?
Có vài câu nghe thân thiện nhưng ẩn một yêu cầu:
- “Chúng tôi khuyến khích mọi người thử.” Câu này nghe như một chuẩn mực.
- “Xin hãy sắp xếp thời gian cho việc này.” Câu này nghe như một chỉ thị.
- “Cho mình biết bạn thấy thế nào nhé.” Câu này xin một bản báo cáo.
- “Mong thấy mọi người có mặt.” Câu này làm người vắng mặt thấy xấu hổ.
Những lựa chọn giản dị hơn thì tốt hơn: “Có đây nếu bạn cần”, “Dùng hay bỏ qua tùy bạn”, “Sẽ không ai hỏi.”
Thử cách này: một ghi chú bạn có thể chỉnh lại
Hãy lấy khuôn mẫu, rồi đổi lời cho giống giọng của bạn.
- Gọi tên tài liệu và nói nó là gì: “Một bài thiền có hướng dẫn ngắn do Sadhguru dẫn, miễn phí khi tải từ nhà cung cấp.”
- Nói nó là tùy chọn: “Bạn dùng, chia sẻ hay bỏ qua đều được. Tùy bạn.”
- Nói nó là riêng tư: “Chúng tôi không thấy ai dùng và sẽ không hỏi.”
- Thêm một điểm thực tế: “Nếu bạn muốn dùng trong giờ nghỉ, cứ tự nhiên.”
- Dừng lại. Đừng thêm hạn chót hay lời nhờ trả lời.
Một mẫu hoàn chỉnh: “Mình chia sẻ một thứ có thể có ích với một số bạn: một bài thiền có hướng dẫn ngắn của Sadhguru trong ứng dụng Miracle of Mind. Hoàn toàn tùy chọn và riêng tư. Mình sẽ không theo dõi hay hỏi về chuyện này. Nếu bạn muốn dùng trong giờ nghỉ, cứ tự nhiên nhé.”
Nói ra trong buổi họp thế nào?
Hãy nói một lần, trong một câu, rồi đi tiếp. Đừng xin mọi người giơ tay.
Sau đó gửi cùng những lời ấy bằng văn bản, để người vắng mặt nghe đúng điều mà người khác đã nghe. Bài cách giới thiệu tài liệu hỗ trợ tinh thần tự nguyện cho cả nhóm nói về cả cuộc trò chuyện này.
Nếu nhóm nói nhiều hơn một ngôn ngữ thì sao?
Hãy viết một bản cho mỗi ngôn ngữ chính mà nhóm dùng. Đừng dịch từng chữ, vì giọng điệu thay đổi giữa các ngôn ngữ. Xem bài chọn tài liệu cho nơi làm việc nhiều ngôn ngữ.
Nếu có ai trả lời bằng một khó khăn cá nhân thì sao?
Hãy trả lời nhẹ nhàng và riêng tư, đừng biến nó thành chủ đề của cả nhóm. Một ghi chú về tài liệu không phải lời mời chia sẻ chuyện sức khỏe. Hãy nhẹ nhàng chỉ cho họ nơi giúp đỡ thật sự, như trang hỗ trợ của chúng tôi.
Bước tiếp theo nên là gì?
Hãy soạn ghi chú, rồi đọc lại như một đồng nghiệp đang quá tải. Nó có xin gì không? Nếu có, hãy bỏ đi. Để hiểu rộng hơn về sự công bằng, hãy đọc vì sao việc dùng ứng dụng không nên thành điểm đánh giá nhân viên và tách việc tập cá nhân tự nguyện khỏi yêu cầu công việc. Trang tổng hợp về nơi làm việc và đồng nghiệp còn nhiều bài khác.
Khi ghi chú đã gửi đi, bài thiền có hướng dẫn bảy phút miễn phí của Sadhguru trong ứng dụng Miracle of Mind là một cách để có một lúc bình tĩnh cho riêng bạn, nếu bạn muốn.
Câu hỏi thường gặp
Ghi chú nên dài bao nhiêu?
Ba đến năm câu ngắn là đủ. Tin nhắn dài hơn có thể nghe như một quy định. Hãy nói tài liệu là gì, rằng nó là tùy chọn, rằng việc dùng là riêng tư và sẽ không ai hỏi. Rồi dừng lại.
Những từ nào khiến lời mời nghe như áp lực?
Những cụm như “chúng tôi khuyến khích mọi người”, “xin hãy sắp xếp thời gian”, “chúng tôi sẽ theo dõi” hay “báo cho mình khi bạn làm xong”. Ngay cả lời lẽ tử tế cũng nghe như một kỳ vọng nếu nó xin bất kỳ lời đáp hay dấu hiệu hoàn thành nào.
Có nên gửi bằng nhiều ngôn ngữ không?
Nếu nhóm dùng nhiều hơn một ngôn ngữ thì nên, và hãy viết mỗi bản mới từ đầu thay vì dịch từng chữ. Một ghi chú mà mọi người đọc dễ dàng thì đáng tin hơn một ghi chú họ phải cố mới hiểu.
Quản lý gửi có được không, hay như vậy là quá?
Quản lý gửi được, nhưng vị trí cấp trên làm lời nói nặng hơn. Hãy làm câu tự nguyện thật rõ và tránh hỏi lại sau đó. Một số nhóm thấy dễ hơn khi một đồng nghiệp ngang hàng hoặc người bên nhân sự gửi.
Đọc tiếp
Khi ghi chú đã gửi đi, một bài thiền ngắn có hướng dẫn cho bạn vài phút yên tĩnh riêng, trong lúc cả nhóm tự quyết định với lời mời.