Thống nhất khi nào tin nhắn cần trả lời ngay
Điện thoại rung lên, và bạn không biết tin này có thể để đến sáng mai hay không.
Phần lớn tin nhắn công việc chờ được một chút. Chỉ vài tin thì không. Rắc rối bắt đầu khi không ai nói tin nào thuộc loại nào, nên tiếng rung nào cũng có thể là tin quan trọng.
Một quy ước ngắn của cả nhóm giải quyết chuyện đó. Nó cho phép mọi người trả lời nhanh khi cần và đặt điện thoại xuống khi không cần.
Vì sao tin nào cũng có vẻ gấp?
Vì không có nhãn. Một câu “bạn xem giúp cái này được không?” lúc khuya và một sự cố thật trông giống hệt nhau trên màn hình khóa. Thế là người ta canh điện thoại cả buổi tối, phòng khi có chuyện.
Sự chú ý của bạn phải trả giá thật. Một nghiên cứu năm 2015 cho thấy chỉ cần một thông báo điện thoại, dù chưa cầm máy lên, cũng làm giảm kết quả của một bài tập đòi hỏi sự chú ý1. Đó là bài tập trong phòng thí nghiệm với sinh viên, nên chỉ là một nghiên cứu nhỏ, nhưng nó khớp với cảm giác khi nhóm chat cứ sáng lên liên tục.
Quy tắc đơn giản nào cả nhóm có thể thống nhất?
Hãy dùng ba mức. Ghi chúng ở một chỗ để mọi người đều tìm được.
- Gấp: cần xử lý trong vòng một giờ. Gửi bằng cuộc gọi, hoặc bằng một từ đã chọn ở đầu tin như “GẤP”.
- Trong hôm nay: cần trả lời trước khi hết giờ làm. Gửi trong chat bình thường.
- Khi nào tiện: chưa cần trả lời sớm. Đọc khi bạn quay lại làm việc.
Thêm một dòng nói rõ quy tắc này không áp dụng cho những gì, ví dụ sự cố an toàn hoặc tình huống khẩn cấp với khách hàng, vốn theo quy trình riêng của nơi làm việc.
Thử cách này: thống nhất quy tắc trong mười lăm phút
Hãy mở cuộc trò chuyện ngắn này trong một buổi họp nhóm.
- Hỏi mỗi người một tin gần đây có vẻ gấp nhưng thật ra không gấp.
- Hỏi một tin thật sự gấp, và điều gì làm nó gấp.
- Soạn ba mức từ những ví dụ đó.
- Thống nhất cách gửi tin gấp, và ai là người dự phòng nếu người đầu tiên không trả lời được.
- Ghi quy tắc vào một ghi chú được ghim, và xem lại sau một tháng.
Bài kết thúc cuộc họp bằng việc cụ thể có tên người giúp bạn khép lại cuộc thảo luận gọn gàng.
Trong thực tế, các tin nhắn trông thế nào?
Câu mẫu giúp mọi người dùng ba mức mà không thấy mình thất lễ.
- “Gấp: cổng khách hàng đang lỗi, gọi giúp mình.”
- “Trong hôm nay: bạn gửi giúp mình số liệu trước năm giờ nhé?”
- “Khi nào tiện: không cần trả lời, chỉ để bạn biết.”
Với mức Khi nào tiện, hãy thêm mốc thời gian nếu có, như “trả lời trước thứ Hai”. Nếu không, hãy nói rõ là không cần trả lời.
Còn thời gian nghỉ và giờ yên tĩnh thì sao?
Tin đến lúc ai đó đang nghỉ nên hiếm, và theo mặc định thuộc mức Khi nào tiện. Mọi người có thể hẹn giờ gửi, để tin hiện ra vào đầu ngày làm kế tiếp.
Với ngày phép, một bản bàn giao rõ ràng giúp được nhiều hơn một quy tắc. Xem bài tạo thói quen bàn giao tôn trọng thời gian nghỉ.
Làm sao lắng lại sau một loạt tin nhắn?
Hãy dừng một chút trước khi trả lời bất cứ tin nào không gấp. Thở ra thật chậm, úp điện thoại xuống, và trả lời khi bạn làm xong việc đang dở. Bảng trút ý có thể giúp bạn gạt những điều đang vướng trong đầu sang một bên.
Nếu tin nhắn liên tục khiến bạn lo hoặc không nghỉ được trong thời gian dài, hãy nói với bác sĩ hoặc chuyên viên tư vấn. Trang hỗ trợ của chúng tôi có danh sách các nơi nên tìm đến.
Bước tiếp theo
Quay lại trang tổng hợp về nơi làm việc và đồng nghiệp để xem thêm về họp, bàn giao và giờ nghỉ. Về ranh giới công việc ở nhà, hãy đọc ranh giới công việc và cách khép lại ngày làm.
Khi bạn sẵn sàng cho vài phút yên tĩnh với điện thoại đặt xuống, bài thiền có hướng dẫn bảy phút miễn phí của Sadhguru trong ứng dụng Miracle of Mind là một nơi bắt đầu, nếu bạn muốn.
Câu hỏi thường gặp
Thế nào là cần trả lời ngay?
Chỉ khi chờ đợi gây hại thật sự: một rủi ro về an toàn, một khách hàng không được phục vụ, hay một hạn chót cứng trong vòng một giờ. Phần lớn tin nhắn có vẻ gấp vì có người đang chờ, không phải vì có gì hỏng. Hãy cùng cả nhóm thống nhất một danh sách ngắn để không ai phải đoán.
Tin gấp nên được gửi thế nào?
Hãy dùng một tín hiệu khác với chat thường, như một cuộc gọi hoặc một từ đã thống nhất ở đầu tin. Như vậy mỗi người có thể tắt tiếng tin nhắn thường mà không sợ bỏ lỡ một việc khẩn cấp thật. Cả nhóm nên cùng chọn tín hiệu và ghi lại.
Nếu quản lý mong tôi trả lời mọi tin ngay thì sao?
Hãy nêu nó như một câu hỏi về công việc, không phải lời phàn nàn. Hỏi loại tin nào cần trả lời nhanh và loại nào chờ được. Đề nghị thử trong vài tuần. Có quản lý chưa từng được hỏi, và một quy tắc rõ ràng cũng làm họ bớt lo.
Tôi có phải trả lời vào cuối tuần hoặc ngày nghỉ phép không?
Điều đó tùy vào vai trò và hợp đồng của bạn, mà bài này không thể đánh giá. Hãy thống nhất với đội điều gì thật sự khẩn cấp và những trường hợp ấy đến được với bạn thế nào. Nếu chưa chắc, hãy nhờ quản lý hoặc bên nhân sự ghi rõ điều gì áp dụng cho vai trò của bạn, để bạn không phải đoán.
Đọc tiếp
Khi điện thoại cuối cùng cũng yên, một bài thiền có hướng dẫn ngắn như bài bảy phút miễn phí của Sadhguru cho sự chú ý của bạn một chỗ êm để đặt xuống.