Thói quen bàn giao để ngày nghỉ được trọn vẹn
Cuối cùng bạn cũng được nghỉ phép, mà đầu cứ nghĩ đến một việc chỉ mình bạn biết.
Một bản bàn giao tốt cho phép bạn đi nghỉ mà không để đầu óc ở lại văn phòng. Nó cho người làm thay biết chuyện gì đang diễn ra, việc nào chờ được và ai quyết định thay bạn. Làm tốt thì ngày nghỉ vẫn là của bạn.
Thói quen quan trọng hơn mẫu biểu. Khi bàn giao là một phần cách cả nhóm làm việc, không ai phải mang cả công việc trong đầu một mình.
Vì sao nghỉ phép mà khó tắt được đầu óc?
Bạn biết những việc còn dang dở. Một khách hàng có thể gọi, một bản báo cáo đang chờ một con số, một mật khẩu chỉ mình bạn nhớ. Đầu óc cứ liệt kê chúng, nên bạn cứ kiểm tra điện thoại ở bãi biển, ở quê hay bên mâm cơm Tết.
Viết chúng ra giúp được, vì danh sách rời khỏi đầu và nằm ở một chỗ an toàn. Nỗi lo còn ít việc để làm.
Một bản bàn giao hữu ích gồm những gì?
Hãy viết cho người làm thay, không phải cho quản lý. Họ cần làm được việc mà không phải gọi cho bạn.
- Việc đang chạy: các việc dở dang, kèm tình trạng hiện tại.
- Việc sắp tới: hạn chót hoặc cuộc họp trong lúc bạn vắng mặt.
- Việc chờ được: các mục không cần làm gì đến khi bạn quay lại.
- Ai quyết định: tên người đưa ra quyết định thay bạn.
- Mọi thứ ở đâu: tệp, đường dẫn và liên hệ, trong một thư mục.
Hãy giữ trong một trang. Nếu cần nhiều hơn, hãy chia thành một bản tóm tắt ngắn và một thư mục chi tiết.
Thử cách này: bàn giao trong một lần ngồi
Hãy dành ba mươi phút trong lịch vài ngày trước kỳ nghỉ.
- Liệt kê mọi việc bạn đang giữ và đánh dấu từng việc là đang chạy, sắp tới hay chờ được.
- Với mỗi việc đang chạy, viết bước tiếp theo trong một câu.
- Viết tên người quyết định, và xác nhận họ biết.
- Đưa mọi tệp và đường dẫn vào một thư mục, và cho người làm thay quyền truy cập.
- Dành mười phút đi qua trang giấy cùng người làm thay và hỏi còn thiếu gì.
Ngay cả một bản dài nửa trang cũng có ích. Một ghi chú ngắn vẫn hơn không có gì.
Làm sao biến nó thành thói quen của cả nhóm?
Hãy nhờ mọi người viết một ghi chú bàn giao, kể cả quản lý. Khi việc này trở nên bình thường, không ai thấy mình đang làm phiền khi nhờ người làm thay.
Giữ một mẫu chung và cập nhật nó sau mỗi lần có người nghỉ. Hỏi người làm thay xem họ ước gì biết điều gì, và thêm dòng đó vào.
Nếu tôi vẫn cần liên lạc được thì sao?
Hãy thống nhất điều này trước khi đi. Một quy tắc hẹp tử tế với mọi người hơn một quy tắc mơ hồ: ví dụ chỉ một cuộc gọi cho việc khẩn cấp thật, và không gì khác. Bài thống nhất khi nào tin nhắn cần trả lời ngay giúp xác định điều gì được tính là khẩn cấp.
Hợp đồng của bạn, bên nhân sự hoặc một nguồn chính thức có thể cho bạn biết điều gì áp dụng với vai trò của mình. Bài này không thể đánh giá điều đó.
Làm sao lắng đầu óc trước khi đi?
Khi ghi chú cuối cùng đã gửi, hãy dành vài phút khép ngày lại. Thở ra thật chậm, bỏ máy tính vào túi và nói thành tiếng: “đã bàn giao xong”. Công cụ Kế hoạch tối có thể giúp nếu tối trước kỳ nghỉ bạn khó yên.
Nếu bạn không ngừng lo về công việc trong thời gian dài, kể cả khi đang nghỉ phép, hãy nói với bác sĩ hoặc chuyên viên tư vấn. Trang hỗ trợ của chúng tôi có danh sách các nơi nên tìm đến.
Bước tiếp theo
Hãy xem trang tổng hợp về nơi làm việc và đồng nghiệp để đọc thêm về tin nhắn, họp và giờ nghỉ.
Khi ghi chú đã xong và bạn muốn một lúc bình tĩnh, bài thiền có hướng dẫn bảy phút miễn phí của Sadhguru trong ứng dụng Miracle of Mind là một cách tùy chọn để mở đầu kỳ nghỉ.
Câu hỏi thường gặp
Nên bắt đầu bàn giao sớm đến mức nào?
Hãy bắt đầu vài ngày làm việc trước khi nghỉ, và viết ghi chú dần dần chứ đừng dồn vào tối hôm trước. Ghi chú sớm cho người làm thay cơ hội hỏi khi bạn còn ở đó. Bàn giao vào phút cuối là lý do chính khiến người ta nhận cuộc gọi trong ngày phép.
Nếu chỉ mình tôi biết cách làm một việc thì sao?
Đó là rủi ro của cả nhóm, không phải lỗi của riêng bạn. Hãy viết các bước một lần bằng lời đơn giản, và ngồi cùng một đồng nghiệp khi họ thử làm. Nếu không ai thay được, hãy báo quản lý sớm để cả nhóm quyết định việc nào chờ đến khi bạn quay lại.
Trong ngày nghỉ, tôi có nên luôn sẵn sàng liên lạc phòng khi cần không?
Hãy thống nhất điều này trước khi đi, không phải vào đúng ngày. Nếu có người buộc phải liên lạc với bạn, hãy đặt một quy tắc hẹp, như chỉ gọi điện khi có việc khẩn cấp thật. Ngoài ra, không liên lạc được nên là kế hoạch bình thường, và ghi chú của bạn nên nói ai quyết định thay bạn.
Làm sao quay lại làm việc mà không bị ngập trong tin nhắn?
Hãy nhờ người làm thay để lại một bản tóm tắt ngắn về những gì đã xảy ra, và dành buổi sáng đầu tiên để đọc nó. Đừng cố trả lời mọi thứ ngay ngày đầu. Chọn ba việc quan trọng nhất, báo cho mọi người biết khi nào bạn trả lời phần còn lại, và bắt đầu từ đó.
Đọc tiếp
Trước khi đi, khi ghi chú đã xong và máy tính đã gập lại, một bài thiền có hướng dẫn ngắn như bài bảy phút miễn phí của Sadhguru có thể giúp bạn thật sự buông ra.