Tabiat serah tugas yang menghormati masa cuti
Akhirnya anda bercuti, tetapi anda asyik teringat satu perkara yang tiada orang lain tahu.
Serah tugas yang baik membolehkan anda pergi tanpa meninggalkan fikiran anda di pejabat. Ia memberitahu pengganti anda apa yang sedang berlaku, apa yang boleh menunggu dan siapa yang membuat keputusan bagi pihak anda. Jika dilakukan dengan baik, cuti anda kekal milik anda.
Tabiat lebih penting daripada templat. Apabila serah tugas menjadi sebahagian daripada cara pasukan bekerja, tiada sesiapa menyimpan keseluruhan kerja dalam kepalanya.
Mengapa cuti sukar untuk dilepaskan?
Anda tahu perkara yang belum siap. Pelanggan yang mungkin menelefon, laporan yang menunggu satu angka, kata laluan yang hanya anda ingat. Fikiran anda terus menyenaraikannya, lalu anda terus menyemak telefon di tepi pantai, di kampung atau di meja makan hari raya.
Menulisnya membantu kerana senarai itu keluar dari kepala dan masuk ke tempat yang selamat. Kerisauan itu pun berkurang kerana tiada lagi yang perlu diingat.
Apa yang ada dalam serah tugas yang berguna?
Tulis untuk orang yang menggantikan, bukan untuk pengurus. Dia perlu bertindak tanpa menelefon anda.
- Apa yang sedang berjalan: tugas yang dijalankan, dengan kedudukan terkini.
- Apa yang akan datang: tarikh akhir atau mesyuarat semasa anda tiada.
- Apa yang boleh menunggu: perkara yang tidak perlu tindakan sehingga anda kembali.
- Siapa yang memutuskan: nama orang yang membuat keputusan bagi pihak anda.
- Di mana semuanya: fail, pautan dan kenalan, dalam satu folder.
Ringkaskan kepada satu halaman. Jika perlu lebih, pecahkan kepada ringkasan pendek dan folder butiran.
Cuba ini: serah tugas dalam satu masa duduk
Tempah tiga puluh minit dalam kalendar anda beberapa hari sebelum cuti.
- Senaraikan setiap tugas yang anda pegang dan tanda sama ada sedang berjalan, akan datang atau boleh menunggu.
- Bagi setiap tugas yang sedang berjalan, tulis langkah seterusnya dalam satu ayat.
- Tulis nama orang yang memutuskan, dan pastikan dia tahu.
- Letakkan semua fail dan pautan dalam satu folder, dan beri akses kepada pengganti anda.
- Terangkan halaman itu kepada pengganti anda selama sepuluh minit dan tanya apa yang tertinggal.
Versi setengah halaman pun membantu. Nota yang pendek lebih baik daripada tiada.
Bagaimana kita menjadikannya tabiat pasukan?
Minta semua orang menulis nota serah tugas, termasuk pengurus. Apabila ia menjadi perkara biasa, tiada sesiapa rasa menyusahkan apabila meminta pengganti.
Simpan satu templat bersama dan kemas kini selepas setiap cuti. Tanya orang yang menggantikan apa yang dia harap dia tahu, dan tambah baris itu.
Bagaimana jika saya masih perlu boleh dihubungi?
Persetujui perkara ini sebelum anda pergi. Peraturan yang sempit lebih baik untuk semua orang daripada yang kabur: misalnya, satu panggilan telefon untuk kecemasan sebenar, dan tidak lebih. Panduan kami tentang menetapkan bila mesej perlu dibalas segera membantu menentukan apa yang dikira.
Kontrak anda, HR atau sumber rasmi boleh memberitahu apa yang terpakai untuk peranan anda. Panduan ini tidak dapat menilainya.
Bagaimana saya menenangkan fikiran sebelum pergi?
Apabila nota terakhir dihantar, luangkan beberapa minit untuk menutup hari. Hembus nafas perlahan, masukkan komputer riba ke dalam beg dan katakan dengan kuat, “sudah diserahkan”. Perancang waktu malam kami boleh membantu jika malam sebelum cuti terasa gelisah.
Jika anda tidak dapat berhenti risau tentang kerja untuk tempoh yang panjang, walaupun semasa cuti, bercakaplah dengan doktor atau kaunselor. Halaman sokongan kami menyenaraikan tempat untuk bermula.
Ke mana seterusnya
Terokai panduan tempat kerja dan rakan sekerja untuk panduan lanjut tentang mesej, mesyuarat dan rehat.
Apabila nota siap dan anda mahukan saat yang tenang, meditasi berpandu tujuh minit percuma oleh Sadhguru dalam aplikasi Miracle of Mind boleh dicuba untuk menandakan permulaan cuti anda.
Soalan lazim
Bila saya patut mula menyediakan serah tugas?
Mulakan beberapa hari bekerja sebelum anda bercuti, dan tulis nota sedikit demi sedikit, bukan tergesa-gesa pada petang sebelumnya. Nota awal membolehkan pengganti anda bertanya semasa anda masih ada. Serah tugas saat akhir ialah sebab utama orang dihubungi semasa cuti.
Bagaimana jika hanya saya yang tahu cara melakukan sesuatu tugas?
Itu risiko kepada pasukan, bukan kelemahan peribadi. Tulis langkahnya sekali, dengan perkataan biasa, dan duduk bersama rakan sekerja ketika dia mencubanya. Jika tiada pengganti, beritahu pengurus lebih awal supaya pasukan dapat memutuskan apa yang menunggu sehingga anda kembali.
Perlukah saya kekal boleh dihubungi semasa cuti, sekiranya perlu?
Persetujui perkara ini sebelum anda pergi, bukan pada hari itu. Jika seseorang mesti menghubungi anda, tetapkan peraturan yang sempit, seperti panggilan telefon untuk kecemasan sebenar sahaja. Selain itu, tidak dapat dihubungi sepatutnya menjadi rancangan biasa, dan nota anda patut menyatakan siapa yang memutuskan bagi pihak anda.
Bagaimana saya kembali bekerja tanpa dibanjiri mesej?
Minta pengganti anda meninggalkan ringkasan pendek tentang apa yang berlaku, dan beri diri anda pagi pertama untuk membacanya. Jangan cuba menjawab semuanya pada hari pertama. Pilih tiga perkara teratas, beritahu orang bila anda akan membalas yang lain, dan mulakan dari situ.
Baca seterusnya
Sebelum pergi, apabila nota siap dan komputer riba ditutup, meditasi berpandu yang singkat seperti yang tujuh minit percuma oleh Sadhguru boleh membantu anda benar-benar melepaskan.