约定讯息何时要马上回复

多数工作讯息可以稍微等一等，少数不能。问题出在没有人说清楚哪个是哪个，于是每一次震动，都可能是重要的那一则。

一个简短的团队约定就能解决。重要的时候，大家可以快速回复；不重要的时候，可以放下手机。

为什么每一则讯息都像很紧急？

因为没有标签。深夜的一句“帮我看看这个好吗？”和真正的系统故障，在锁屏上看起来是一样的。所以大家整个晚上都盯着手机，以防万一。

注意力的代价是真的。2015年的一项研究发现，光是收到手机通知，没有拿起手机，也会拖低人在需要专注的任务上的表现¹。那是一个针对学生的实验室任务，所以只是一个小实验，但它和聊天群组不停亮起的感觉很吻合。

团队可以约定什么简单的规则？

分三个等级。把它们写在大家都找得到的同一个地方。

• 紧急：一个小时内要行动。用电话，或在开头用一个选定的字，例如“紧急”。
• 今天：下班前要回复。用一般的聊天发。
• 不急：近期不需要回复。下次上班时再读。

再加一句，说明这个规则不包括什么，例如安全事故或客户的紧急状况，这些要按公司自己的程序处理。

试试看：十五分钟定下规则

在团队会议上做这场简短的谈话。

1. 请每个人说一则最近让人觉得紧急、其实不是的讯息。
2. 再请他们说一则真的紧急的，是什么让它紧急。
3. 用这些例子，拟出三个等级。
4. 约定紧急的讯息怎样发，以及第一个人答不了时，由谁接手。
5. 把规则写在一则置顶的讯息里，一个月后检讨。

我们的指南会议结束时定下具体的后续行动，可以帮你把这场讨论干净地收尾。

实际上的讯息长什么样？

有了范例的措辞，大家用起三个等级，才不会觉得没礼貌。

• “紧急：客户的网站打不开，请打电话给我。”
• “今天：五点前可以把数字发给我吗？”
• “不急：不用回复，只是让你知道。”

如果不急的讯息有时间，可以加上，例如“星期一前回复”。没有的话，就写明不需要回复。

休息时间和安静时段呢？

在别人休息时间进来的讯息应该很少，而且预设属于“不急”。大家可以用延迟发送，让讯息在下一个上班日开始时才出现。

至于休假，一份清楚的交接比规则更有帮助。请读养成尊重休假的交接习惯。

一连串讯息之后，怎样平静下来？

回复任何不紧急的讯息之前，先停一下。慢慢呼气，把手机反过来放，做完手上的事再回答。清空思绪板可以帮你把心里的事先放一边。

如果不停的讯息让你长时间焦虑，或者无法休息，请和医生或辅导员谈谈。我们的求助页面列出了可以从哪里开始。

接下来

回到职场与同事专题，看更多关于会议、交接和休息的内容。至于在家里怎样守住工作的界线，请读下班后怎样把工作放下。

等你准备好放下手机，享受平静的几分钟，Sadhguru 在 Miracle of Mind 应用里免费的7分钟引导冥想，是一个自愿的起点。