会议结束时定下具体行动

每次会议结束前，把每一项后续行动大声说出来，分三部分：谁、做什么、几时做完。然后写下来，当天发出去。

这样可以避免大家都同意了，事情却没有动的情形。也不会让那位最可靠的同事默默承担所有事。

为什么会议总是没有清楚的行动就结束？

到了最后五分钟，大家都累了。会议室里有人肚子饿，有人要接电话，一句“我们再跟进”听起来就像结尾。结果跟进变成不属于任何人的事。

没有名字的时候，最尽责的那个人往往会接下来。这不公平，也会慢慢累积怨气。

一行好的行动要有什么？

每次用同样的格式：

• 谁：一个名字，不要写“团队”。
• 做什么：一个动词加一个结果，例如“发出修改后的排班表”。
• 几时：一个日期，或某天某个时间。

“阿伊莎在星期四中午前，把修改后的屠妖节排班表发到群组”，别人可以照着做。“查一查排班”就做不到。

试试看：五分钟收尾

就算讨论拖得很长，也在会议最后留五分钟给这一步。

1. 先说：“我们来确认接下来各自要做什么。”
2. 逐项念出行动，连同负责人和日期。
3. 问负责人：“这样可以吗？”然后好好听他的回答。
4. 如果有人手上已经满了，换掉一件事，而不是再加上去。
5. 说明由谁发清单，几时发。

第三步的确认很重要。当着大家的面答应的“好”，不一定是真的没问题。

怎样公平地分配行动？

发出去之前，先看一遍清单。如果某个名字出现得最多，就说出来，重新平衡。留意是谁总是被分到写记录、催进度或收拾善后。

如果团队里有远程或轮班的同事，把行动贴在他们看得到的地方，并给他们合理的期限。我们的安排休息，不拖累同事谈到类似的公平问题。

如果优先次序不清楚呢？

有时大家说不出行动，是因为不知道什么先做。分派工作之前，先停下来把这一点定下来。优先次序不清的团队讨论有一个简短的做法。

怎样跟进，又不像在催？

在会议上就说好跟进的方式。例如：“我星期三早上会看一遍清单，到时你可以告诉我有没有变动。”这样检查就成为计划的一部分，不是追人。

如果某项行动做不到，请负责人尽早说出来。一句“我卡住了”，比沉默好。

接下来可以怎么做？

下一场会议，只用这个三部分的句式，其他不用多做。再配上一份分享得好的议程：请看提前分享议程，让大家从容准备。你也可以看看准备一场目的清楚的短会议，以及职场、同事与团队身心。

如果你脑子里全是刚才答应的事，清空思绪板让你把它们放在同一个地方。

清单发出去之后，Sadhguru 在 Miracle of Mind 应用里免费的7分钟引导冥想，是开始做事前，可以考虑的一次安静呼吸。