Menamatkan mesyuarat dengan tindakan yang ada nama pemilik

Tutup setiap mesyuarat dengan menyebut setiap tindakan seterusnya secara lantang, dalam tiga bahagian: siapa, apa dan bila. Kemudian tulis dan hantar pada hari yang sama.

Ini menghentikan keadaan di mana semua orang bersetuju tetapi tiada apa bergerak. Ia juga menghalang satu orang yang boleh diharap daripada menanggung segalanya.

Mengapa mesyuarat berakhir tanpa tindakan yang jelas?

Pada lima minit terakhir, orang sudah penat. Perut lapar, ada yang menunggu panggilan, dan “nanti kita susuli” terasa seperti penamat. Susulan itu kemudian tidak dimiliki sesiapa.

Apabila tiada nama dilampirkan, orang yang paling bertanggungjawab cenderung mengambilnya. Itu tidak adil, dan lama-kelamaan menimbulkan rasa tidak puas hati.

Apa yang ada dalam baris tindakan yang baik?

Gunakan bentuk yang sama setiap kali:

• Siapa: satu nama, bukan “pasukan”.
• Apa: kata kerja dan hasil, seperti “hantar roster yang disemak”.
• Bila: tarikh, atau hari dan waktu.

“Aisha menghantar roster Deepavali yang disemak kepada kumpulan sebelum tengah hari Khamis” boleh dilaksanakan. “Lihat roster” tidak boleh.

Cuba ini: penutup lima minit

Sediakan lima minit terakhir mesyuarat untuk ini, walaupun perbincangan berlarutan.

1. Katakan, “Mari kita semak apa yang masing-masing akan buat seterusnya.”
2. Bacakan setiap tindakan dengan pemilik dan tarikhnya.
3. Tanya pemilik, “Adakah ini sesuai untuk anda?” dan dengar jawapannya.
4. Jika ada yang sudah penuh, alihkan sesuatu dan jangan menambah.
5. Sebut siapa yang akan menghantar senarai, dan bila.

Semakan pada langkah ketiga penting. Jawapan ya di hadapan semua orang tidak selalunya ya yang bebas.

Bagaimana saya berkongsi tindakan secara adil?

Lihat senarai sebelum menghantarnya. Jika satu nama muncul paling kerap, sebutkannya dan seimbangkan semula. Perhatikan siapa yang sentiasa diberi kerja menulis, mengejar atau mengemas.

Jika pasukan anda ada rakan sekerja jarak jauh atau bersyif, siarkan tindakan di tempat yang mereka akan lihat dan beri tarikh akhir yang adil. Halaman kami tentang merancang rehat tanpa membebankan rakan sekerja membincangkan soal keadilan yang berkait.

Bagaimana jika keutamaan tidak jelas?

Kadangkala orang tidak dapat menamakan tindakan kerana tidak tahu apa yang didahulukan. Berhenti dan selesaikan itu dahulu sebelum memberi tugas. Panduan perbincangan pasukan bila keutamaan tidak jelas memberi cara ringkas untuk melakukannya.

Bagaimana saya menyusuli tanpa membebel?

Sepakati susulan ketika mesyuarat. Contohnya, “Saya akan semak senarai pada pagi Rabu, dan anda boleh beritahu saya ketika itu jika ada yang berubah.” Dengan itu semakan menjadi sebahagian daripada pelan, bukan mengejar.

Jika sesuatu tindakan tidak dapat dilakukan, minta pemiliknya memberitahu lebih awal. Mesej “saya tersangkut” lebih baik daripada berdiam diri.

Apakah langkah seterusnya?

Gunakan baris tiga bahagian itu pada mesyuarat anda yang seterusnya, dan itu sahaja. Padankan dengan agenda yang dikongsi dengan baik: lihat berkongsi agenda supaya orang bersedia dengan tenang. Anda juga boleh membaca menyediakan mesyuarat pendek dengan tujuan yang jelas dan panduan tempat kerja dan rakan sekerja.

Jika kepala anda penuh dengan apa yang baru anda setujui, Papan kosongkan fikiran membolehkan anda meletakkannya di satu tempat.

Selepas senarai dihantar, meditasi berpandu 7 minit percuma oleh Sadhguru dalam aplikasi Miracle of Mind ialah satu cara untuk menarik nafas dengan tenang sebelum anda mula.