Panduan perbincangan pasukan apabila keutamaan tidak jelas

Apabila semuanya segera, orang meneka. Seorang bekerja lewat malam untuk tugas yang salah, seorang lagi menunggu arahan, dan seorang ketiga diam-diam berhenti berusaha. Perbualan pasukan yang singkat boleh menggantikan tekaan dengan urutan yang dipersetujui.

Panduan ini memberi agenda untuk perbualan itu. Ia mengambil masa kira-kira setengah jam dan berakhir dengan sesuatu yang ditulis.

Mengapa keutamaan menjadi kabur?

Lazimnya tiada sesiapa yang bersalah. Permintaan baharu tiba daripada pelanggan, orang atasan menambah satu kerja semasa berbual di koridor, dan kerja lama kekal dalam senarai. Dalam beberapa minggu, senarai makin panjang dan urutannya makin kabur.

Tidak jelas tidak sama dengan terlalu padat. Tidak jelas bermaksud orang tidak tahu apa yang paling penting. Terlalu padat bermaksud senarai lebih panjang daripada yang mampu dilakukan pasukan. Kedua-duanya memerlukan jawapan yang berbeza, dan panduan ini membantu anda melihat yang mana satu yang anda hadapi.

Apakah soalan yang patut ditanya?

Lima soalan sudah memadai. Letakkannya pada halaman bersama, atau pada papan putih di bilik.

1. Apakah tiga kerja yang mesti disiapkan dahulu, dan oleh siapa?
2. Apakah yang boleh menunggu, dan sehingga bila?
3. Apakah yang boleh dihentikan terus?
4. Siapa yang membuat keputusan apabila permintaan baharu tiba?
5. Bagaimana kita akan memberitahu satu sama lain apabila sesuatu berubah?

Pastikan jawapan ringkas. Jika dua orang tidak sependapat, catat kedua-duanya dan bawa soalan itu kepada orang yang membuat keputusan.

Cuba ini: agenda tiga puluh minit

Kongsikan lima soalan itu lebih awal, supaya orang sempat berfikir sebelum bercakap. Panduan kami tentang berkongsi agenda supaya orang bersedia dengan tenang menerangkan mengapa ini membantu.

1. Luangkan lima minit menyenaraikan setiap tugas pada papan, tanpa menyusunnya.
2. Luangkan sepuluh minit menyusunnya kepada mesti dibuat, boleh menunggu dan boleh dihentikan.
3. Luangkan lima minit menamakan seorang pemilik bagi setiap tugas yang mesti dibuat.
4. Luangkan lima minit untuk soalan keempat dan kelima: siapa yang memutuskan, dan bagaimana perubahan dikongsi.
5. Luangkan lima minit menulis keputusan dalam satu mesej dan menghantarnya kepada pasukan.

Untuk langkah terakhir, lihat menamatkan mesyuarat dengan tindakan yang bernama.

Bagaimana jika senarai itu memang terlalu panjang?

Maka pasukan tidak dapat menyelesaikannya sendiri. Katakan dengan jelas dan dengan fakta: kira tugas, anggar jam, dan tunjukkan jurangnya. Bawa perkara itu kepada orang yang membuat keputusan, dan tanya tugas mana yang patut digugurkan atau bantuan apa yang boleh ditambah.

Amalan meditasi tidak mengecilkan beban kerja. Ia boleh membantu seseorang berasa lebih stabil sementara pasukan menyelesaikan isu sebenar.

Bagaimana kita memastikan perbualan kekal tenang?

Bercakap tentang kerja, bukan tentang orang. Katakan “tugas ini ada dua pemilik” dan bukannya “anda asyik mencampuri kerja saya”. Biar mereka yang pendiam menjawab dahulu jika boleh.

Jika seseorang kecewa, berhenti sebentar. Beberapa nafas perlahan bersama boleh membantu, dan Panduan pernafasan kami ada jika anda mahu mengikutinya di skrin. Orang yang terasa terlalu terbeban juga boleh menggunakan Papan kosongkan fikiran sebelum mesyuarat untuk mengeluarkan tugas dari kepala.

Bila patut mencari sokongan tambahan

Jika rakan sekerja nampak sangat murung atau risau tentang kerja untuk tempoh yang panjang, agenda pasukan tidak mencukupi. Galakkan dia dengan lembut untuk bercakap dengan doktor, kaunselor atau seseorang yang dipercayai, dan kongsikan halaman sokongan kami.

Ke mana seterusnya

Simpan senarai yang dipersetujui di tempat yang boleh dilihat semua orang, dan semaknya pada hari yang tetap setiap minggu. Panduan tempat kerja dan rakan sekerja mempunyai panduan lain tentang mesyuarat, mesej dan rehat.

Jika anda mahukan permulaan yang tenang sebelum perbincangan, meditasi berpandu tujuh minit percuma oleh Sadhguru dalam aplikasi Miracle of Mind boleh dicuba.