Berkongsi agenda supaya orang bersedia dengan tenang
Pasukan anda masuk mesyuarat sambil meneka apa yang akan ditanya.
Kongsi agenda lebih awal, tulis setiap baris sebagai soalan atau keputusan, dan sebut siapa yang akan mengetuainya. Dengan itu orang boleh bersedia mengikut masa mereka sendiri, bukannya bertindak balas secara spontan.
Mesyuarat di mana semua orang tahu soalannya lebih tenang. Ia juga memberi rakan sekerja yang pendiam peluang yang adil untuk bersuara.
Mengapa agenda awal membantu orang mengambil bahagian?
Ada rakan sekerja yang berfikir paling baik bersendirian dan menjawab paling baik selepas semalaman. Ada yang bekerja dalam bahasa kedua atau ketiga dan memerlukan masa untuk mencari perkataan. Soalan mengejut di dalam bilik memihak kepada orang yang paling cepat bercakap.
Agenda ialah budi kecil yang membolehkan setiap orang hadir dengan bersedia.
Bagaimana rupa baris agenda yang berguna?
Nama topik tidak memberitahu orang apa-apa yang jelas. “Bajet” boleh bermaksud laporan, aduan atau undian. Soalan memberitahu orang apa yang perlu dibawa.
Bandingkan ini:
- Lemah: “Roster Raya”
- Jelas: “Roster Raya: siapa boleh ganti pada hari kedua, dan apa yang perlu kita tukar?”
Jika satu baris memerlukan keputusan, tulis “Perlu keputusan”. Jika sekadar makluman, tulis “Untuk makluman”. Orang kemudian tahu bila perlu mendengar dan bila perlu bercakap.
Cuba ini: nota agenda yang boleh anda tampal
Anda boleh menghantarnya melalui e-mel atau kumpulan WhatsApp pasukan. Ubah perkataannya supaya sesuai dengan tempat kerja anda.
- Mulakan dengan tujuan: “Kita bermesyuarat untuk memutuskan X dan bersetuju siapa membuat Y.”
- Senaraikan setiap perkara sebagai soalan, dengan nama ketua di sebelahnya.
- Tandakan setiap perkara: keputusan, perbincangan atau makluman.
- Tambah masa dan tempat, dan nyatakan sama ada orang boleh menyertai dalam talian.
- Tutup dengan: “Jika anda lebih suka memberi pandangan melalui mesej sebelum mesyuarat, hantarkan kepada saya sehari sebelumnya dan saya akan membacakannya.”
Pendek pun tidak mengapa. Lima baris lebih baik daripada satu halaman yang tiada siapa buka.
Bagaimana saya melibatkan orang yang bekerja waktu berbeza?
Tidak semua orang membaca mesej pada waktu yang sama. Pekerja bersyif lewat mungkin hanya melihat nota anda keesokan paginya.
Hantar agenda di tempat yang sudah disemak oleh seluruh pasukan. Nyatakan tarikh akhir menghantar pandangan dengan perkataan yang mudah. Jika seseorang tidak dapat hadir, tawarkan cara bertulis untuk menyumbang dan kongsikan catatan selepas itu.
Bagaimana jika masa mesyuarat sudah suntuk?
Pindahkan makluman keluar dari bilik dan masukkan ke dalam mesej bertulis. Simpan masa mesyuarat untuk soalan yang perlu dibincangkan. Panduan kami tentang menyediakan mesyuarat pendek dengan tujuan yang jelas menunjukkan cara memendekkan agenda.
Bila agenda patut dirahsiakan?
Sesetengah topik tentang seseorang, seperti prestasi, cuti atau soal kesihatan. Jangan senaraikan nama atau butiran dalam agenda kumpulan. Tulis topik secara umum, dan bercakap dengan orang itu dahulu. Jika seseorang kelihatan bergelut, halaman kami tentang mencari sokongan yang sesuai mungkin membantu anda menunjukkan arah dengan lembut.
Apakah langkah seterusnya?
Pilih mesyuarat anda yang seterusnya dan tulis agendanya sahaja sebagai soalan. Hantar lebih awal daripada biasa dan lihat sama ada balasan berubah. Apabila agenda sudah siap, tamatkan mesyuarat dengan tindakan yang bernama supaya kejelasan yang sama sampai ke penutup.
Jika perancangan membuat kepala anda penuh, Papan kosongkan fikiran boleh membantu anda mengosongkannya sebelum menulis. Anda juga boleh melihat idea lain di panduan tempat kerja dan rakan sekerja.
Apabila agenda sudah dihantar dan anda mahukan saat yang tenang sebelum balasan hari itu, meditasi berpandu 7 minit percuma oleh Sadhguru dalam aplikasi Miracle of Mind boleh dicuba.
Soalan lazim
Berapa awal saya patut menghantar agenda?
Hantar ketika orang masih sempat berfikir, bukan ketika mereka sudah melangkah masuk. Untuk mesyuarat rutin, hujung hari bekerja sebelumnya ialah tabiat yang munasabah. Untuk perbincangan yang lebih besar, beri satu atau dua hari bekerja. Beritahu orang bila agenda akan sampai, supaya mereka tahu bila perlu menyemak.
Bagaimana jika agenda berubah pada hari mesyuarat?
Nyatakan di awal, dan terangkan sebabnya. Kemudian sahkan apa yang berubah dan apa yang kekal. Orang yang telah bersedia untuk satu perkara tidak patut terkejut dengan pertukaran. Jika ada perkara ditambah, sebut siapa yang dijangka bercakap tentangnya.
Patutkah agenda menyenaraikan siapa yang akan bercakap?
Menamakan ketua bagi setiap perkara membantu orang bersedia. Tambah satu baris yang meminta sesiapa yang mahu memberi pandangan menghantarnya melalui mesej lebih awal. Itu memberi rakan sekerja yang pendiam, dan yang bekerja dalam bahasa kedua, cara yang adil untuk menyumbang.
Adakah agenda yang panjang lebih baik daripada yang pendek?
Tidak. Agenda pendek dengan soalan yang jelas lebih mudah dibaca dan disediakan. Jika ia memerlukan senarai yang panjang, mungkin mesyuarat itu cuba memuatkan terlalu banyak perkara. Pertimbangkan untuk membahagikannya, atau memindahkan makluman ke dalam nota bertulis.
Baca seterusnya
Jika anda mahu jeda yang tenang sebelum membuka agenda dan balasan mula masuk, meditasi berpandu yang singkat memberi beberapa minit yang tenang untuk memulakan.