Danh sách tắt máy cho việc hành chính dang dở
Biểu mẫu, đơn xin hoàn chi phí và các phê duyệt vẫn còn mở, mà bạn muốn ra về.
Việc hành chính hiếm khi kịch tính, nhưng rất dai. Một đơn hoàn chi phí chưa duyệt hay một biểu mẫu chưa ký có thể theo bạn đến tận bàn ăn. Một danh sách ngắn lúc khép ngày giúp bạn xếp từng việc vào nhóm đã xong, đã giao hoặc hoãn lại, rồi yên tâm bước đi.
Vì sao những việc hành chính nhỏ cứ ở mãi trong đầu tôi?
Vì chúng chưa xong và có thể phụ thuộc vào người khác. Tâm trí giữ chúng mở phòng khi có người trả lời hoặc hạn chót bị đẩy sát.
Một danh sách đóng những vòng lặp ấy trên giấy. Nó không làm xong việc, nhưng ghi lại việc đang ở đâu.
Danh sách tắt máy gồm những gì?
Hãy lấy những mục này làm nền và chỉnh cho hợp với văn phòng của bạn. Chạy qua tất cả trong khoảng tám phút.
- Xem hộp thư có gì được đánh dấu gấp hoặc từ quản lý của bạn không.
- Xem các phê duyệt đang chờ bạn, duyệt hoặc từ chối những gì bạn có thể.
- Xem đơn hoàn chi phí, hóa đơn và biểu mẫu có hạn trong tuần này.
- Liệt kê những gì bạn đang chờ, kèm tên người.
- Trả lời những thư chỉ cần một dòng.
- Viết việc đầu tiên của ngày mai.
- Đóng các tab và tập tin không dùng.
Nếu có mục nào không áp dụng, cứ bỏ qua. Danh sách nên đủ ngắn để bạn thật sự dùng.
Thử cách này: đã xong, đã giao hoặc hoãn lại
Đi qua từng việc còn mở và gắn cho nó một nhãn.
- Đã xong: bạn hoàn thành rồi. Đánh dấu.
- Đã giao: người khác lo việc này từ giờ. Gửi một tin nhắn ngắn để xác nhận và ghi ngày.
- Hoãn lại: có thể để sau. Gắn cho nó một ngày và bước đầu tiên.
- Bỏ: việc đó không còn quan trọng. Xóa đi.
- Nếu không gắn nhãn được, ngày mai hãy hỏi quản lý. Ghi câu hỏi ra.
Viết “hoãn đến thứ Năm” khác với quên. Tâm trí của bạn phân biệt được.
Nếu hạn chót là tối nay thì sao?
Vậy đó không phải việc tắt máy, mà là việc của hôm nay. Hãy làm xong hoặc báo sớm. Nếu không làm kịp, hãy báo người cần ngay khi bạn biết, đừng đợi đến phút chót.
Nếu chuyện này cứ lặp lại, có thể đó là vấn đề khối lượng việc. Bài chuẩn bị cuộc trò chuyện về khối lượng việc, kèm ví dụ cụ thể giúp bạn mang sự việc đến gặp quản lý.
Biến nó thành thói quen
Đặt nhắc nhở trước giờ tan làm năm phút. Làm danh sách vào cùng một giờ mỗi ngày. Giữ nó trên giấy hoặc trong một ghi chú dễ thấy.
Sau một tuần, hãy bớt những mục bạn không bao giờ dùng. Công cụ Bảng trút ý là chỗ miễn phí để sắp xếp một cái đầu bề bộn trước khi viết danh sách, và nó chỉ lưu những gì bạn gõ trong trình duyệt.
Đọc tiếp
Nếu bạn hay bỏ việc dở giữa chừng, hãy xem cách bỏ dở một việc giữa chừng mà không mất dấu. Để nhìn toàn cảnh, hãy ghé trang chủ đề ranh giới công việc và cách khép lại ngày làm.
Khi đã đánh dấu xong mục cuối cùng, bài thiền có hướng dẫn bảy phút miễn phí của Sadhguru trong ứng dụng Miracle of Mind là một cách tùy chọn để tâm trí lắng xuống.
Câu hỏi thường gặp
Thế nào là công việc hành chính?
Là mọi việc giữ cho công việc vận hành nhưng không phải sản phẩm chính: đơn hoàn chi phí, đơn xin nghỉ phép, hóa đơn, phê duyệt, xếp lịch, lưu hồ sơ và trả lời thư. Những việc này nhỏ nhưng dồn lại nhanh, và có thể phải chờ người khác, nên ban đêm chúng hay làm bạn bứt rứt.
Làm sao quyết định việc nào có thể để sau?
Hãy tự hỏi ba câu: nó có hạn chót hôm nay không, có ai cần nó từ bạn không, và để muộn có gây rắc rối không? Nếu cả ba câu trả lời đều là không thì có thể để sau. Ghi ngày vào rồi buông.
Nếu tôi không làm xong trước khi về thì sao?
Hãy để việc ở trạng thái rõ ràng. Ghi bước tiếp theo, người bạn đang chờ và ngày bạn sẽ kiểm tra lại. Một việc làm dở có ghi chú dễ bắt đầu lại hơn một việc bạn phải tự nhớ.
Tôi có nên nhắn báo những việc đang chờ không?
Chỉ khi có người phụ thuộc vào nó. Một tin nhắn ngắn như 'sáng mai trước 10 giờ mình gửi đơn hoàn chi phí' tử tế hơn là im lặng, và cũng làm đầu óc bạn nhẹ đi. Hãy gửi trước khi về, đừng đợi đến 10 giờ đêm.
Đọc tiếp
Khi danh sách đã xong, một buổi thiền có hướng dẫn ngắn có thể giúp tâm trí chấp nhận rằng các việc còn mở đã được ghi lại an toàn.