รายการปิดงานสำหรับงานธุรการที่ค้างอยู่
เบิกค่าใช้จ่าย แบบฟอร์ม และขออนุมัติยังค้าง แต่ถึงเวลากลับบ้านแล้ว
งานธุรการไม่ค่อยตื่นเต้น แต่เหนียวติดตัว ใบเบิกที่ยังค้างหรือแบบฟอร์มที่ยังไม่เซ็นตามคุณไปถึงโต๊ะอาหารได้ รายการเช็กสั้น ๆ ตอนปิดวันช่วยให้คุณแยกแต่ละเรื่องเป็นเสร็จแล้ว มอบหมายแล้ว หรือเลื่อนไว้ แล้วเดินออกมาได้
ทำไมงานธุรการเล็ก ๆ ถึงค้างอยู่ในหัว
เพราะมันยังไม่จบ และอาจขึ้นอยู่กับคนอื่น ใจเปิดมันค้างไว้เผื่อมีคนตอบมา หรือเผื่อกำหนดส่งเลื่อน
รายการเช็กปิดวงเหล่านั้นบนกระดาษ ไม่ได้ทำให้งานเสร็จ แต่บันทึกว่างานอยู่ตรงไหน
ในรายการปิดงานมีอะไรบ้าง
ใช้ข้อเหล่านี้เป็นพื้นฐาน แล้วปรับให้เข้ากับที่ทำงานของคุณ ไล่ให้จบได้ในราวแปดนาที
- ดูกล่องอีเมลว่ามีเรื่องที่ติดธงด่วนหรือมาจากหัวหน้าไหม
- ดูเอกสารที่รอคุณอนุมัติ อนุมัติหรือปฏิเสธเรื่องที่ทำได้
- ดูใบเบิก ใบแจ้งหนี้ และแบบฟอร์มที่มีกำหนดภายในสัปดาห์นี้
- จดสิ่งที่กำลังรอ พร้อมชื่อคน
- ตอบเรื่องที่ใช้คำตอบบรรทัดเดียว
- เขียนงานแรกของพรุ่งนี้
- ปิดแท็บและไฟล์ที่ไม่ใช้
ถ้าข้อไหนไม่เกี่ยวกับคุณ ข้ามไปได้ รายการควรสั้นพอที่คุณจะใช้จริง
ลองทำ: เสร็จ มอบ หรือเลื่อน
ไล่ดูทีละเรื่องที่ค้าง แล้วติดป้ายให้หนึ่งอย่าง
- เสร็จ: ทำจบแล้ว ติ๊กออก
- มอบหมาย: ตอนนี้เป็นของคนอื่นแล้ว ส่งข้อความสั้น ๆ ยืนยัน และจดวันที่
- เลื่อน: รอได้ ใส่วันที่และขั้นแรกที่จะทำ
- ทิ้ง: ไม่สำคัญอีกแล้ว ลบทิ้ง
- ถ้าติดป้ายไม่ได้ ให้ถามหัวหน้าพรุ่งนี้ จดคำถามไว้
การเขียนว่า “เลื่อนไปวันพฤหัสบดี” ไม่เหมือนการลืม ใจแยกออก
ถ้ากำหนดส่งคือคืนนี้ล่ะ
อย่างนั้นไม่ใช่เรื่องของรายการปิดงาน แต่เป็นงานของวันนี้ ทำให้เสร็จ หรือแจ้งให้เร็วที่สุด ถ้าทำไม่ทัน ให้บอกคนที่ต้องการงานทันทีที่รู้ ไม่ใช่นาทีสุดท้าย
ถ้าเรื่องแบบนี้เกิดบ่อย อาจเป็นเรื่องของปริมาณงาน คู่มือเรื่องเตรียมคุยปริมาณงานพร้อมตัวอย่างจริงช่วยให้คุณเอาข้อเท็จจริงไปคุยกับหัวหน้าได้
ทำให้เป็นนิสัย
ตั้งเตือนไว้ก่อนเวลาเลิกงานห้านาที ทำรายการเช็กในเวลาเดิมทุกวัน เก็บไว้บนกระดาษหรือโน้ตที่เห็นง่าย
หนึ่งสัปดาห์ผ่านไป ตัดข้อที่ไม่เคยใช้ออก เทเรื่องในหัวลงบนหน้ากระดาษใช้ฟรีสำหรับจัดหัวที่ยุ่งก่อนเขียนรายการ และเก็บสิ่งที่พิมพ์ไว้ในเบราว์เซอร์ของคุณ
ไปต่อที่ไหนดี
ถ้าคุณทิ้งงานไว้กลางคันบ่อย ดูวิธีหยุดงานกลางคันโดยไม่หลงทาง ส่วนภาพรวมทั้งหมดอยู่ที่หมวดขอบเขตการทำงานและการจบวันทำงาน
เมื่อติ๊กข้อสุดท้ายแล้ว การทำสมาธิแบบมีเสียงนำเจ็ดนาทีฟรีของสัทคุรุ (Sadhguru) ในแอป Miracle of Mind เป็นทางเลือกหนึ่งที่ช่วยให้ใจสงบลง ถ้าสนใจ
คำถามที่พบบ่อย
งานธุรการหมายถึงอะไรบ้าง
คืองานที่ทำให้การทำงานเดินต่อได้ แต่ไม่ใช่ผลงานหลัก เช่น ใบเบิกค่าใช้จ่าย แบบฟอร์มลา ใบแจ้งหนี้ การอนุมัติ การนัดหมาย การจัดเก็บเอกสาร และการตอบกลับ งานพวกนี้เล็กแต่สะสมได้ และบางอย่างต้องรอคนอื่น จึงคอยกวนใจตอนกลางคืน
ตัดสินใจอย่างไรว่าเรื่องไหนรอได้
ถามสามข้อ วันนี้มีกำหนดส่งไหม มีใครต้องการสิ่งนี้จากฉันไหม และถ้ารอจะมีปัญหาไหม ถ้าตอบว่าไม่ทั้งสามข้อ ก็รอได้ จดวันที่ไว้แล้วปล่อยไป
ถ้าทำไม่เสร็จก่อนกลับล่ะ
ทิ้งไว้ในสภาพที่ชัดเจน จดขั้นถัดไป คนที่ต้องรอ และวันที่จะกลับมาดูอีกครั้ง งานที่ทำค้างแต่มีโน้ตเริ่มต่อได้ง่ายกว่างานที่ต้องจำเอาเอง
ควรส่งข้อความบอกว่ามีอะไรค้างอยู่ไหม
ส่งเมื่อมีคนรอผลจากคุณเท่านั้น ข้อความสั้น ๆ เช่น “พรุ่งนี้สิบโมงเช้าจะส่งแบบฟอร์มเบิกให้” ใจดีกว่าการเงียบ และช่วยให้ใจโล่ง ส่งก่อนกลับ ไม่ใช่ตอนสี่ทุ่ม
อ่านต่อ
เมื่อรายการเช็กเสร็จ การทำสมาธิแบบมีเสียงนำสั้น ๆ ช่วยให้ใจวางใจว่าเรื่องที่ค้างมีบันทึกไว้อย่างปลอดภัยแล้ว