Senarai semak menutup hari untuk tugas pentadbiran
Borang, tuntutan dan kelulusan masih terbuka, dan anda mahu pulang.
Tugas pentadbiran jarang dramatik, tetapi ia melekat. Tuntutan yang belum diluluskan atau borang yang belum ditandatangani boleh mengikut anda sampai ke meja makan. Senarai semak ringkas pada waktu menutup hari membantu anda menyusun setiap item kepada siap, diserahkan atau ditangguh, dan kemudian melangkah pergi.
Mengapa tugas pentadbiran kecil kekal dalam kepala saya?
Ia belum selesai, dan ada yang bergantung pada orang lain. Minda membiarkannya terbuka kalau-kalau ada orang membalas atau tarikh akhir berubah.
Senarai semak menutup urusan itu di atas kertas. Ia tidak menyiapkan kerja, tetapi ia mencatat keadaannya.
Apa yang ada dalam senarai semak penutup?
Gunakan item ini sebagai asas, dan sesuaikan dengan pejabat anda. Semak semuanya dalam kira-kira lapan minit.
- Semak peti masuk untuk apa-apa yang ditanda segera atau datang daripada pengurus anda.
- Semak kelulusan yang menunggu anda, dan luluskan atau tolak yang boleh.
- Semak tuntutan, invois dan borang yang ada tarikh akhir minggu ini.
- Senaraikan apa yang anda tunggu, bersama nama.
- Balas apa yang hanya perlukan jawapan satu baris.
- Tulis tugas pertama esok.
- Tutup tab dan fail yang tidak digunakan.
Jika sesuatu item tidak berkenaan, langkau. Senarai itu patut cukup pendek supaya anda benar-benar menggunakannya.
Cuba ini: siap, diserahkan atau ditangguh
Semak setiap item yang terbuka dan beri satu label.
- Siap: anda sudah menyudahkannya. Tandakan.
- Diserahkan: orang lain memilikinya sekarang. Hantar mesej ringkas untuk mengesahkan dan catat tarikhnya.
- Ditangguh: ia boleh menunggu. Beri tarikh dan langkah pertama.
- Digugurkan: ia sudah tidak penting. Padamkan.
- Jika anda tidak dapat melabelnya, tanya pengurus anda esok. Tulis soalan itu.
Menulis “ditangguh ke Khamis” tidak sama dengan melupakannya. Minda anda boleh membezakannya.
Bagaimana jika tarikh akhirnya malam ini?
Maka ia bukan item penutup, ia kerja hari ini. Siapkan atau maklumkan awal. Jika anda tidak dapat menyiapkannya, beritahu orang yang memerlukannya sebaik sahaja anda tahu, bukan pada saat akhir.
Jika ini berulang, mungkin ia soal beban kerja. Panduan kami tentang menyediakan perbincangan beban kerja dengan contoh sebenar boleh membantu anda membawa fakta kepada pengurus.
Menjadikannya tabiat
Tetapkan peringatan lima minit sebelum waktu anda tamat. Buat senarai semak pada waktu yang sama setiap hari. Simpan di atas kertas atau dalam nota yang mudah anda lihat.
Selepas seminggu, buang item yang tidak pernah anda guna. Papan kosongkan fikiran ialah tempat percuma untuk menyusun kepala yang berserabut sebelum anda menulis senarai semak, dan catatan anda kekal dalam pelayar anda.
Seterusnya ke mana?
Jika anda kerap meninggalkan tugas separuh jalan, lihat tinggalkan tugas separuh jalan tanpa hilang tempat. Untuk gambaran penuh, lawati panduan sempadan kerja.
Apabila tanda terakhir sudah dibuat, meditasi berpandu tujuh minit percuma daripada Sadhguru dalam aplikasi Miracle of Mind boleh dicuba untuk menenangkan minda.
Soalan lazim
Apakah yang dikira tugas pentadbiran?
Apa sahaja yang menjadikan kerja terus berjalan tetapi bukan hasil utama: tuntutan perbelanjaan, borang cuti, invois, kelulusan, penjadualan, pemfailan dan balasan. Tugas ini kecil tetapi bertimbun, dan ada yang menunggu orang lain. Itulah sebabnya ia mengganggu fikiran pada waktu malam.
Bagaimana saya memutuskan apa yang boleh menunggu?
Tanya tiga soalan: adakah ia ada tarikh akhir hari ini, adakah orang lain memerlukannya daripada saya, dan adakah ia menimbulkan masalah jika ditunggu? Jika ketiga-tiganya tidak, ia boleh menunggu. Tulis dengan tarikh dan lepaskan.
Bagaimana jika saya tidak sempat siap sebelum pulang?
Tinggalkan ia dalam keadaan yang jelas. Catat langkah seterusnya, siapa yang anda tunggu dan tarikh anda akan menyemak semula. Tugas separuh siap yang ada nota lebih mudah disambung daripada yang perlu diingat.
Patutkah saya menghantar mesej untuk memberitahu apa yang tertangguh?
Hanya jika ada orang yang bergantung padanya. Mesej ringkas seperti 'Saya akan hantar borang tuntutan sebelum pukul 10 pagi esok' lebih baik daripada berdiam diri, dan ia melegakan fikiran anda. Hantar sebelum anda pulang, bukan pada pukul 10 malam.
Baca seterusnya
Apabila senarai semak selesai, meditasi berpandu yang ringkas boleh membantu minda menerima bahawa urusan yang terbuka sudah dicatat dengan selamat.