Menyediakan perbincangan beban kerja dengan contoh sebenar

Perbincangan beban kerja berjalan lebih baik apabila anda membawa fakta, bukan perasaan. Tulis apa yang ada di atas pinggan anda, apa yang datang lewat, dan apa yang perlu dilepaskan. Kemudian anda boleh bertanya soalan yang jelas, dan pengurus boleh memberi jawapan yang jelas.

Panduan ini untuk kakitangan pejabat, pekerja syif dan sesiapa yang perlu berkata “ini tidak muat” kepada orang yang menetapkan kerja. Ia juga merangkumi apa yang boleh dibuat apabila kerja memang tidak muat, kerana itu memang berlaku.

Apa yang saya tunjukkan kepada pengurus?

Letakkan tiga perkara pada satu helaian: tugas, masa yang diperlukan bagi setiap satu, dan jam yang sebenarnya anda ada. Itu sahaja. Satu helaian lebih mudah dibincangkan daripada kerisauan.

Tambah dua atau tiga contoh terkini dengan tarikh. Contohnya: “Pada hari Selasa, laporan pelanggan dan permintaan audit sampai selepas makan tengah hari. Masing-masing perlukan kira-kira setengah hari. Saya hanya ada petang itu.” Itu fakta, bukan rungutan.

Cuba ini: bersedia dalam sepuluh minit

Anda boleh buat ini dalam LRT atau di kedai mamak sebelum pulang.

1. Senaraikan semua yang diberikan kepada anda sekarang, satu baris setiap satu.
2. Di sebelah setiap baris, tulis anggaran masa dan tarikh akhir.
3. Bulatkan dua atau tiga item yang bertembung.
4. Bagi setiap pertembungan, tulis satu ayat: apa yang datang, bila, dan apa yang tergantikan.
5. Tulis soalan anda: “Yang mana patut didahulukan, dan yang mana boleh dialihkan?”

Jika fikiran anda terus berpusing pada senarai itu, Papan kosongkan fikiran membolehkan anda mengosongkannya ke satu skrin. Apa yang anda taip kekal dalam pelayar anda.

Bagaimana jika beban kerja saya memang tidak muat?

Maka katakan itu, dengan angka, dan minta keputusan. “Item ini memerlukan lebih jam daripada yang saya ada minggu ini. Yang mana patut saya gugurkan, tangguhkan atau serahkan kepada orang lain?” ialah soalan yang adil untuk dikemukakan kepada orang yang mengagihkan kerja.

Meditasi tidak boleh membuat beban yang mustahil atau tidak selamat menjadi muat. Kepala yang lebih tenang membantu anda berfikir dan bercakap dengan jelas, tetapi penyelesaiannya mesti berada dalam rancangan. Jika jurang yang sama muncul minggu demi minggu, namakan corak itu secara bertulis.

Apa yang realistik apabila saya tidak boleh memilih rehat atau syif saya?

Anda mungkin tidak dapat mengubah jadual, tetapi anda boleh meminta sesuatu di sekelilingnya. Minta tempoh serah tugas, had tugas baharu pada penghujung syif, atau tukar syif dengan rakan sekerja.

Jujurlah tentang had itu: sesetengah kerja ada waktu tetap yang tidak boleh dilenturkan. Dalam kes itu, perbualannya ialah tentang apa lagi yang boleh diubah, bukan tentang anda bertahan lebih baik. Hak di tempat kerja berbeza mengikut majikan dan kontrak, jadi semak kontrak anda atau tanya kesatuan atau HR tentang peraturan yang tepat.

Apa yang boleh dilakukan oleh penyelia dan pengurus?

Orang yang meminta perbualan itu tidak sepatutnya menjadi satu-satunya yang berusaha. Pengurus dan penyelia boleh:

• bersetuju apa yang didahulukan apabila dua permintaan bertembung
• membuang atau mengalihkan satu tugas apabila tugas baharu ditambah
• menetapkan anggaran yang realistik sebelum menerima tarikh akhir
• membetulkan kekurangan kakitangan atau jurang jadual, bukan menutupnya dengan budi baik
• menulis keputusan supaya ia tidak berubah dengan mesej WhatsApp seterusnya

Jika anda pengurus yang membaca ini, bertanya “apa yang patut dikeluarkan daripada senarai anda?” sebelum menambah kerja sudah membantu.

Menyesuaikannya dengan hari sebenar anda

Jika anda berkongsi pejabat kecil, minta sepuluh minit di bilik mesyuarat dan jangan bercakap di meja. Jika anda bekerja dari rumah, hantar senarai satu helaian dahulu dan tempah panggilan pendek.

Jika perbualan itu membuat anda goyah, itu boleh difahami. Tarik beberapa nafas perlahan dengan Panduan pernafasan sebelum kembali ke meja.

Jika tekanan kerja menjejaskan tidur, mood atau kesihatan anda, sila lihat halaman sokongan kami. Berbual dengan doktor atau kaunselor ialah langkah yang baik, bukan jalan terakhir.

Seterusnya ke mana?

Setelah contoh anda siap, panduan kami tentang menerangkan keutamaan yang bertindih kepada pengurus membantu dengan pemilihan kata. Jika tugas baharu baru sahaja tiba, baca tugas mana patut ditangguh apabila kerja baharu tiba. Selepas perbincangan, menyusuli secara bertulis menjaga keputusan tetap jelas.

Semua panduan tentang tema ini ada dalam panduan had kerja.

Jika anda mahu beberapa minit yang tenang sebelum masuk, meditasi berpandu tujuh minit percuma daripada Sadhguru dalam aplikasi Miracle of Mind tersedia, dan sepenuhnya terpulang kepada anda.