เตรียมคุยปริมาณงานพร้อมตัวอย่างจริง

การคุยเรื่องปริมาณงานไปได้ดีกว่าเมื่อคุณเอาข้อเท็จจริงไป ไม่ใช่ความรู้สึก จดว่ามีอะไรอยู่บนโต๊ะ อะไรเข้ามาทีหลัง และอะไรต้องยอมถอย แล้วคุณจะถามคำถามที่ชัดเจนได้ และหัวหน้าก็ตอบได้ชัดเจน

คู่มือนี้เหมาะกับพนักงานออฟฟิศ คนทำงานกะ และทุกคนที่ต้องบอกคนที่กำหนดงานว่า “อันนี้ไม่พอดี” ยังมีเรื่องที่ควรทำเมื่องานล้นจริง ๆ เพราะเรื่องแบบนั้นเกิดขึ้นได้

เอาอะไรไปวางตรงหน้าหัวหน้า

วางสามอย่างในหน้าเดียว งานทั้งหมด เวลาที่แต่ละงานใช้ และชั่วโมงที่คุณมีจริง เท่านั้น หน้ากระดาษคุยกันได้ง่ายกว่าความกังวล

เพิ่มตัวอย่างสองหรือสามข้อที่เพิ่งเกิดพร้อมวันที่ เช่น “วันอังคาร รายงานลูกค้าและคำขอตรวจสอบเข้ามาหลังมื้อเที่ยงทั้งคู่ แต่ละอย่างใช้ราวครึ่งวัน ฉันมีเวลาแค่ช่วงบ่าย” นั่นคือข้อเท็จจริง ไม่ใช่การบ่น

ลองทำ: เตรียมในสิบนาที

ทำบน BTS หรือที่ร้านกาแฟก่อนกลับบ้านก็ได้

1. จดทุกอย่างที่ได้รับมอบหมายตอนนี้ บรรทัดละเรื่อง
2. ข้างแต่ละบรรทัด เขียนเวลาโดยประมาณและวันครบกำหนด
3. วงรอบสองสามเรื่องที่ชนกัน
4. แต่ละจุดที่ชนกัน เขียนหนึ่งประโยค อะไรเข้ามา เมื่อไร และมันไปแย่งที่ของอะไร
5. เขียนคำถามของคุณ: “เรื่องเหล่านี้เรื่องไหนควรมาก่อน และเรื่องไหนเลื่อนได้”

ถ้าใจวนอยู่กับรายการนี้ ระบายความคิดช่วยให้คุณเทเรื่องในหัวออกมาไว้บนหน้าจอเดียว สิ่งที่พิมพ์จะอยู่ในเบราว์เซอร์ของคุณ

ถ้างานล้นจนไม่พอดีจริง ๆ ล่ะ

ก็บอกอย่างนั้น ด้วยตัวเลข แล้วขอการตัดสินใจ “เรื่องเหล่านี้ใช้ชั่วโมงมากกว่าที่ฉันมีสัปดาห์นี้ ควรตัด เลื่อน หรือส่งให้คนอื่นเรื่องไหนดี” เป็นคำถามที่สมเหตุสมผลที่จะถามคนที่แบ่งงาน

การทำสมาธิไม่ได้ทำให้ภาระที่ไม่ปลอดภัยหรือเป็นไปไม่ได้กลายเป็นพอดี ใจที่สงบช่วยให้คิดและพูดได้ชัด แต่ทางแก้ต้องอยู่ในแผนงาน ถ้าช่องว่างเดิมเกิดซ้ำทุกสัปดาห์ ให้เขียนรูปแบบนั้นไว้เป็นลายลักษณ์อักษร

ถ้าเลือกเวลาพักหรือกะไม่ได้ ทำอะไรได้บ้าง

คุณอาจย้ายตารางเวรไม่ได้ แต่ขอสิ่งรอบ ๆ ได้ ขอช่วงเวลาส่งเวร เพดานงานใหม่ช่วงท้ายกะ หรือการสลับเวรกับเพื่อนร่วมงาน

ยอมรับข้อจำกัดตามจริง งานบางอย่างมีเวลาตายตัวที่ยืดไม่ได้ กรณีนั้นเรื่องที่คุยคือสิ่งอื่นที่เปลี่ยนได้ ไม่ใช่การที่คุณต้องรับมือให้เก่งขึ้น สิทธิในที่ทำงานต่างกันตามนายจ้างและสัญญา ตรวจสัญญาของคุณหรือถามสหภาพหรือฝ่ายบุคคลเพื่อดูกฎที่แน่ชัด

ผู้จัดตารางและหัวหน้าทำอะไรได้บ้าง

คนที่ขอคุยไม่ควรเป็นคนเดียวที่ต้องลงแรง หัวหน้าและผู้จัดตารางทำได้ดังนี้

• ตกลงว่าอะไรมาก่อนเมื่อคำขอสองอย่างชนกัน
• เอางานออกหรือเลื่อน เมื่อมีงานใหม่เพิ่ม
• ตั้งเวลาประมาณที่สมจริงก่อนรับกำหนดส่ง
• แก้ปัญหาคนไม่พอหรือตารางเวรที่ขาด แทนการให้พนักงานเอาน้ำใจมาอุด
• เขียนการตัดสินใจไว้ จะได้ไม่เปลี่ยนไปกับข้อความไลน์ ถัดไป

ถ้าคุณเป็นหัวหน้าที่อ่านอยู่ การถามว่า “อะไรควรออกจากงานที่คุณถืออยู่” ก่อนเพิ่มงานก็ช่วยแล้ว

ปรับให้เข้ากับวันจริงของคุณ

ถ้าอยู่ออฟฟิศเล็ก ขอห้องประชุมสิบนาทีแทนการคุยที่โต๊ะ ถ้าทำงานที่บ้าน ส่งรายการหนึ่งหน้าก่อน แล้วนัดโทรสั้น ๆ

ถ้าการคุยทำให้ใจสั่น นั่นเข้าใจได้ หายใจช้า ๆ ด้วยจังหวะหายใจก่อนกลับไปที่โต๊ะ

ถ้าแรงกดดันจากงานกระทบการนอน อารมณ์ หรือสุขภาพ ลองดูหน้าความช่วยเหลือของเรา การคุยกับแพทย์หรือนักให้คำปรึกษาเป็นก้าวที่ดี ไม่ใช่ทางสุดท้าย

ไปต่อที่ไหนดี

เมื่อตัวอย่างพร้อมแล้ว คู่มือเรื่องอธิบายงานที่แย่งเวลากันให้หัวหน้าเข้าใจช่วยเรื่องถ้อยคำ ถ้างานใหม่เพิ่งเข้ามา อ่านถามว่างานไหนควรเลื่อน เมื่อมีงานใหม่เข้ามา หลังคุยเสร็จ ตามเรื่องเป็นลายลักษณ์อักษรช่วยให้การตัดสินใจชัดเจน

เรื่องในหัวข้อนี้ทั้งหมดอยู่ในหมวดขอบเขตการทำงานและการจบวันทำงาน

ถ้าอยากมีเวลาสงบสักครู่ก่อนเดินเข้าไป การทำสมาธิแบบมีเสียงนำเจ็ดนาทีฟรีของสัทคุรุ (Sadhguru) ในแอป Miracle of Mind มีไว้ให้ ไม่บังคับเลย