มีงานใหม่เข้ามา งานไหนควรเลื่อน
งานใหม่ตกมาทับจานที่เต็มอยู่ และไม่มีใครบอกว่าอะไรออก
เมื่อมีงานใหม่เข้ามา ให้ถามคำถามเดียว “งานเดิมของฉันเรื่องไหนควรเลื่อน เพื่อให้มีที่สำหรับเรื่องนี้” เป็นคำถามที่เป็นธรรม สั้น และส่งการตัดสินใจกลับไปให้คนที่มอบงาน
คุณไม่ได้ปฏิเสธ คุณแค่ทำให้ข้อแลกเปลี่ยนมองเห็นได้ มันจะได้ไม่ไปตกอยู่ที่ช่วงเย็นของคุณเงียบ ๆ
ทำไมงานใหม่ถึงรู้สึกหนัก
เพราะมันมาโดยไม่มีอะไรแลก งานเก่ายังอยู่ งานใหม่ถูกเพิ่มเข้ามา และสิ่งเดียวที่ยืดได้คือเวลาของคุณ
การตอบรับทุกอย่างรู้สึกสุภาพในตอนนั้น และก็เป็นวิธีที่ทำให้บ่ายวันอังคารกลายเป็นคืนวันอังคาร
พูดอย่างไรดี
บอกชื่องานใหม่ บอกสิ่งที่ครบกำหนดอยู่แล้ว แล้วถาม มีสามแบบ
- ตอนคุย: “ได้ครับ ตอนนี้ผมทำชีตงบอยู่จนถึงวันพฤหัสฯ งานนี้ควรมาก่อนหรือหลังครับ”
- ใน WhatsApp: “ยินดีรับครับ วันนี้มีรายชื่อซัพพลายเออร์กับรายงานหน้างาน เรื่องไหนควรเลื่อนครับ”
- ทางอีเมล: “เพื่อให้ใส่งานนี้ได้ ผมต้องเลื่อนรายชื่อซัพพลายเออร์ไปวันศุกร์ ได้ไหมครับ หรือควรเลื่อนเรื่องอื่นแทน”
ถามให้เปิดและเจาะจง ชื่อจริงและวันที่จริงทำให้ตอบง่าย
ลองทำ: เช็กสามสิบวินาที
ก่อนตอบคำขอใหม่ทุกครั้ง ทำดังนี้
- หายใจออกช้า ๆ หนึ่งครั้งก่อนพิมพ์หรือพูด
- ดูสองงานที่ครบกำหนดเร็วที่สุด
- ประมาณเวลาที่งานใหม่ใช้ แม้จะคร่าว ๆ
- ตัดสินใจว่าวันไหนจะเลื่อนถ้ารับงานนี้
- ถามคำถามโดยใช้วันนั้น
ถ้าอยากฝึกการหยุดพัก เครื่องมือจังหวะหายใจมีจังหวะอ่อน ๆ ให้ทำตาม
ถ้าไม่ได้คำตอบที่ชัดล่ะ
บางครั้งคำตอบคือ “ลองทำดูก่อน” ให้ส่งโน้ตสั้น ๆ “ผมจะทำรายชื่อซัพพลายเออร์ก่อน แล้วค่อยทำเรื่องนี้ คาดว่าเสร็จวันศุกร์ ถ้าลำดับควรเปลี่ยน รบกวนแจ้งนะครับ”
นี่ไม่ใช่การท้าทาย แค่ทิ้งลำดับที่เขียนไว้ ซึ่งทั้งสองฝ่ายแก้ได้
ปรับให้เข้ากับวันจริงของคุณ
ถ้าทำงานเป็นกะหรืออยู่ในร้าน คำถามอาจเป็น “ผมหยุดจัดของเพื่อรับสายนี้ได้ไหมครับ” หลักการเหมือนกัน หนึ่งงานเข้า หนึ่งงานลง
ถ้าติดต่อหัวหน้ายาก ให้ถามอย่างเดียวกันกับคนที่ส่งงานให้ และใส่คนที่กำหนดลำดับความสำคัญไว้ในสำเนา ในช่วงยุ่งของปี เช่น สิ้นปีหรือก่อนลาช่วงสงกรานต์ คาดว่าคำตอบอาจมาช้ากว่าปกติ
ถ้ารู้สึกว่าล้นมือตลอดและกระทบการนอนหรืออารมณ์ หน้าความช่วยเหลือของเรามีจุดเริ่มต้นให้
ไปต่อที่ไหนดี
สำหรับบทสนทนาที่ใหญ่กว่านี้ อ่านอธิบายงานที่แย่งเวลากันให้หัวหน้าเข้าใจหรือเตรียมคุยปริมาณงานพร้อมตัวอย่างจริง สำหรับข้อความที่เข้ามาช่วงเย็น ดูกำหนดช่วงเวลาตอบข้อความโดยไม่พลาดงานด่วน
คู่มือทั้งหมดในหัวข้อนี้อยู่ในหมวดขอบเขตการทำงานและการจบวันทำงาน
เมื่ออยากพักจากเสียงแจ้งเตือนสักครู่ การทำสมาธิแบบมีเสียงนำเจ็ดนาทีฟรีของสัทคุรุ (Sadhguru) ในแอป Miracle of Mind เป็นจุดเริ่มต้นที่ไม่บังคับ
คำถามที่พบบ่อย
การถามว่างานไหนควรเลื่อนเสียมารยาทไหม
ไม่ เป็นคำถามวางแผนปกติ และหัวหน้าส่วนใหญ่อยากตอบมากกว่ามาเจอกำหนดส่งที่พลาดทีหลัง ถามด้วยน้ำเสียงอยากรู้และเป็นกลาง คุณไม่ได้ปฏิเสธงานใหม่ แต่ถามว่ามันควรอยู่ตรงไหนท่ามกลางงานอื่น
ถ้าหัวหน้าบอกให้ทำให้หมดล่ะ
ตอบด้วยข้อเท็จจริงอย่างสุภาพ บอกว่างานใหม่ต้องใช้อะไร งานเดิมครบกำหนดเมื่อไร แล้วถามว่าวันไหนเลื่อนได้ ถ้าคำตอบยังเป็นทั้งหมด ให้เขียนสิ่งที่คุณจะทำก่อนแล้วส่งไป เพื่อให้เห็นลำดับ
ใช้กับเพื่อนร่วมงานได้ไหม ไม่ใช่แค่หัวหน้า
ได้ ถามเพื่อนว่าเขาต้องการอะไรก่อนและภายในเมื่อไร แล้วบอกว่าสิ่งนั้นจะทำให้อะไรช้าลง ถ้าตกลงกันไม่ได้ ให้เอาคำขอทั้งสองไปหาคนที่กำหนดลำดับ แล้วให้เขาตัดสิน
อ่านต่อ
ถ้าคำขอกะทันหันทำให้หน้าอกตึง การทำสมาธิแบบมีเสียงนำสั้น ๆ ช่วยให้คุณหยุดก่อนตอบ คำถามของคุณจะออกมามั่นคง