Bincang beban kerja

Cara menerangkan keutamaan yang bertindih kepada pengurus

Tiga perkara ditanda segera, dan anda tidak boleh membuat semuanya serentak.

Seorang wanita dengan beg kain di bahu menutup komputer riba dengan sebelah tangan dan memegang kerusi dengan tangan yang satu lagi.

Untuk menerangkan keutamaan yang bertindih, tunjukkan tugas bersebelahan dengan tarikh akhir kepada pengurus anda, kemudian tanya mana yang didahulukan. Kekalkan berfakta dan cadangkan susunan anda sendiri. Anda meminta keputusan yang hanya mereka boleh buat, bukan meminta dikecualikan.

Mengapa ini sukar diucapkan?

Sebahagian daripada kita bimbang kedengaran lemah atau tidak mahu berusaha. Di tempat kerja Malaysia, yang menghormati orang yang lebih senior, mengatakan “saya tidak dapat buat semua ini” boleh terasa berisiko.

Tetapi pengurus tidak nampak senarai penuh anda. Jika anda tidak menunjukkannya, mereka mungkin menyangka semuanya berjalan lancar.

Apa yang saya bawa ke perbualan itu?

Sediakan jadual pendek. Ia boleh berada pada satu helaian atau dalam nota di telefon.

Tugas: nama pendek.
Siapa yang perlukan: orang atau pasukan.
Tarikh akhir: tarikh sebenar.
Usaha: anggaran masa, seperti setengah hari atau dua hari.
Risiko jika lewat: apa yang berlaku jika ia tergelincir.

Tiga hingga lima baris sudah cukup. Masukkan hanya tugas aktif yang bersaing untuk masa yang sama.

Cuba ini: skrip lima langkah

Gunakan langkah ini dalam perjumpaan empat mata atau perbualan ringkas.

Mulakan dengan matlamat: “Saya mahu pastikan saya menyiapkan perkara yang betul pada masanya.”
Tunjukkan senarai: “Sekarang saya ada empat perkara yang perlu siap minggu ini.”
Nyatakan pertembungan dengan jelas: “Saya boleh siapkan dua daripadanya dengan baik. Saya mahu pastikan yang mana lebih penting.”
Cadangkan susunan: “Cadangan saya A, kemudian C. B dan D boleh dialihkan ke minggu depan.”
Minta keputusan: “Adakah susunan itu sesuai, atau ada yang mahu diubah?”

Kemudian berhenti bercakap dan dengar. Catat jawapannya di hadapan mereka.

Bagaimana jika mereka tidak dapat memutuskan?

Tanya apa yang akan membantu mereka memutuskan: butiran tambahan, perbualan dengan pasukan lain atau masa. Jika jawapannya “nanti saya semak”, sepakati hari anda akan mendapat jawapan.

Jika perbincangan berakhir kabur, susuli secara bertulis. Panduan kami tentang menyusuli perbincangan beban kerja yang kurang jelas memberi anda ayatnya.

Bagaimana saya kekal tenang semasa perbualan?

Tarik tiga nafas perlahan sebelum masuk, dengan hembusan yang makin panjang setiap kali. Panduan pernafasan ialah alat percuma untuk ini. Bercakap sedikit lebih perlahan daripada biasa.

Jika perbualan tidak berjalan baik, anda boleh menamatkannya dengan, “Terima kasih, saya akan hantar nota ringkas tentang apa yang saya faham.” Anda tidak perlu menyelesaikan semuanya di dalam bilik itu.

Jika tekanan beban kerja menghakis anda selama beberapa minggu, sila berbual dengan doktor, kaunselor atau orang yang anda percayai. Halaman sokongan kami menyenaraikan tempat untuk bermula.

Seterusnya ke mana?

Baca menyediakan perbincangan beban kerja dengan contoh sebenar untuk butiran lanjut, dan tugas mana patut ditangguh apabila kerja baharu tiba untuk versi pantas. Panduan had kerja ada selebihnya.

Sebelum anda melangkah masuk ke mesyuarat, meditasi berpandu tujuh minit percuma daripada Sadhguru dalam aplikasi Miracle of Mind ialah satu cara untuk menenangkan minda, jika anda mahu.

Soalan lazim

Adakah pengurus akan menyangka saya tidak mampu?

Pengurus mahu tahu awal apabila tugas bertembung. Menunjukkan pilihan itu dengan jelas dianggap sebagai pertimbangan yang baik. Kekalkan nada berfakta, bawa cadangan dan minta keputusan. Itu mesej yang berbeza daripada 'saya tidak mampu'.

Bagaimana jika semuanya ditanda segera?

Tanya mana yang paling penting jika anda hanya boleh siapkan satu minggu ini. Letakkan tugas bersebelahan dengan tarikh akhir dan usaha yang diperlukan. Pengurus akan memilih apabila melihat gambaran penuh, kerana mereka mungkin tidak tahu apa lagi yang anda pikul.

Patutkah saya buat secara bertulis atau berdepan?

Buat kedua-duanya. Bercakap dahulu untuk nada, kemudian hantar mesej susulan ringkas tentang apa yang diputuskan. Nota bertulis melindungi kedua-dua pihak dan mengelakkan kekeliruan kemudian tentang tugas mana yang dialihkan.

Bagaimana jika pengurus berkata buat semuanya?

Tanya apa yang patut dibuat dahulu dan berapa lama penangguhan yang munasabah bagi yang lain. Jika jawapannya masih tidak jelas, tulis susunan cadangan anda dan minta mereka mengesahkan atau mengubahnya. Bersikap sopan dan khusus.

Baca seterusnya

Had kerja dan cara menamatkan hari bekerjaKomputer riba sudah ditutup, tetapi fikiran anda masih di pejabat.Menyediakan perbincangan beban kerja dengan contoh sebenarAnda perlu mengatakan kerja ini tidak muat, dan mahu ia diterima dengan tenang.Tugas mana patut dialihkan apabila kerja baharu tibaPermintaan baharu tiba di atas senarai yang penuh, dan tiada siapa menyebut apa yang dikeluarkan.Mesej susulan selepas perbincangan beban kerja yang kaburAnda keluar dari mesyuarat sambil mengangguk, dan kini tidak pasti apa yang diputuskan.

Sebelum perbualan itu, meditasi berpandu yang pendek boleh menstabilkan pernafasan supaya anda boleh bercakap dengan jelas dan mendengar dengan baik.

Tujuh minit berpandu sebelum bercakap