Giải thích với quản lý khi việc tranh thời gian

Để giải thích các việc đang tranh thời gian, hãy đặt chúng cạnh nhau với hạn chót cho quản lý xem, rồi hỏi việc nào làm trước. Giữ giọng có sự việc và đề xuất thứ tự của riêng bạn. Bạn đang xin một quyết định mà chỉ họ mới đưa ra được, không phải xin được miễn việc.

Vì sao điều này khó nói?

Có người lo mình nghe yếu đuối hoặc không muốn làm. Ở nhiều nơi làm việc, nơi sự kính trọng người lớn tuổi rất mạnh, câu “tôi không làm hết được” có thể nghe như một rủi ro.

Nhưng quản lý không thấy được toàn bộ danh sách của bạn. Nếu bạn không cho họ thấy, họ có thể nghĩ mọi thứ vẫn ổn.

Tôi mang gì đến cuộc trò chuyện?

Chuẩn bị một bảng ngắn. Nó có thể nằm trên một tờ giấy hoặc một ghi chú trong điện thoại.

• Việc: một tên ngắn.
• Ai cần: người hoặc nhóm.
• Hạn chót: ngày thật.
• Công sức: thời gian ước chừng, như nửa ngày hay hai ngày.
• Rủi ro nếu trễ: chuyện gì xảy ra nếu bị trượt.

Ba đến năm hàng là đủ. Chỉ đưa vào các việc đang chạy và tranh cùng một khoảng thời gian.

Thử cách này: kịch bản năm bước

Dùng các bước này trong buổi gặp riêng hoặc một cuộc trao đổi nhanh.

1. Mở đầu bằng mục tiêu: “Em muốn làm đúng việc và đúng hạn.”
2. Đưa danh sách ra: “Hiện em có bốn việc đến hạn trong tuần này.”
3. Nói thẳng chỗ xung đột: “Em làm xong tử tế được hai việc. Em muốn hỏi việc nào quan trọng hơn.”
4. Đề xuất thứ tự: “Em đề nghị làm A, rồi C. B và D có thể dời sang tuần sau.”
5. Xin quyết định: “Thứ tự đó được không, hay anh chị muốn đổi?”

Rồi hãy ngừng nói và lắng nghe. Ghi lại câu trả lời ngay trước mặt họ.

Nếu họ chưa quyết được thì sao?

Hãy hỏi điều gì sẽ giúp họ quyết định: thêm chi tiết, trao đổi với nhóm khác hay thêm thời gian. Nếu câu trả lời là “để tôi kiểm tra”, hãy hẹn một ngày bạn sẽ nghe lại.

Nếu cuộc bàn kết thúc mơ hồ, hãy nhắn lại bằng văn bản. Bài nhắn lại sau cuộc nói chuyện về khối lượng việc còn mơ hồ cho bạn câu chữ để viết.

Làm sao để giữ bình tĩnh trong cuộc trò chuyện?

Hãy thở chậm ba hơi trước khi bước vào, mỗi lần thở ra dài hơn một chút. Công cụ Nhịp thở miễn phí có thể giúp bạn. Hãy nói chậm hơn thường lệ một chút.

Nếu cuộc nói chuyện không suôn sẻ, bạn có thể kết thúc bằng: “Cảm ơn anh chị, em sẽ gửi một ghi chú ngắn về điều em đã hiểu.” Bạn không cần giải quyết mọi thứ ngay tại phòng họp.

Nếu căng thẳng vì khối lượng việc cứ bào mòn bạn trong nhiều tuần, hãy nói chuyện với bác sĩ, chuyên viên tư vấn hoặc người bạn tin cậy. Trang hỗ trợ của chúng tôi chỉ nơi bạn có thể bắt đầu.

Đọc tiếp

Hãy đọc chuẩn bị cuộc trò chuyện về khối lượng việc, kèm ví dụ cụ thể để có thêm chi tiết, và hỏi việc nào nên lùi khi có việc mới đến cho phiên bản nhanh. Trang chủ đề ranh giới công việc và cách khép lại ngày làm có phần còn lại.

Trước khi bước vào cuộc họp, bài thiền có hướng dẫn bảy phút miễn phí của Sadhguru trong ứng dụng Miracle of Mind là một cách tùy chọn để tâm trí lắng xuống.