Chuẩn bị cho cuộc họp rồi thôi kiểm tra

Kiểm tra phút chót nghe có vẻ có trách nhiệm, nhưng sau một điểm nào đó nó chỉ thêm hồi hộp. Bạn có thể chuẩn bị tốt cho cuộc họp bằng cách đặt một giờ chuẩn bị, viết ghi chú một trang, và dùng bước kiểm tra xong việc cho biết chuẩn bị đã hoàn tất.

Khi đó mấy phút cuối dành để lắng lại, không phải để mở bản trình chiếu thêm lần nữa.

Vì sao khó thôi kiểm tra?

Cuộc họp khiến ta hơi có cảm giác bị nhìn. Kiểm tra giống như một cách để giữ an toàn.

Rắc rối là mỗi lần xem lại đều chỉ ra thêm một điều khác để lo. Sự chú ý của bạn cạn trước khi cuộc họp bắt đầu.

Thử cách này: chuẩn bị, kiểm tra xong việc, lắng lại

Hãy dùng cho cuộc họp nào bạn cần phát biểu hoặc quyết định.

1. Đặt một giờ chuẩn bị trong lịch, chẳng hạn ba mươi phút chiều hôm trước hoặc một giờ trước họp.
2. Trong giờ đó, viết một trang: ý chính, dữ kiện hoặc con số quan trọng, và điều bạn cần từ cuộc họp.
3. Soạn bản trình chiếu hoặc tài liệu, rồi thử đường dẫn, máy ảnh và âm thanh nếu họp trực tuyến.
4. Làm bước kiểm tra xong việc bên dưới.
5. Đóng các tập tin. Để trang ghi chú ở nơi bạn nhìn thấy.
6. Năm phút cuối, hãy lắng lại thay vì xem lại.

Bước kiểm tra xong việc

Chuẩn bị đã xong khi bạn trả lời được “có” cho từng câu sau:

• Tôi nói được ý chính bằng một câu mà không nhìn giấy.
• Tôi biết các dữ kiện quan trọng nằm ở đâu trên trang của mình.
• Tôi biết mình muốn mang gì ra khỏi cuộc họp.
• Mọi thứ tôi cần chia sẻ đều mở được và chạy tốt.

Nếu cả bốn đều có, bạn đã sẵn sàng. Kiểm tra thêm là tùy chọn, và bạn có thể chọn không làm.

Năm phút cuối nên làm gì?

Mấy phút này nên dùng để làm dịu cơ thể hơn là xem lại. Hãy thử một trong các cách sau:

• Thở chậm theo công cụ Nhịp thở, để hơi thở ra dài hơn hơi hít vào.
• Uống chút nước và thả lỏng đôi vai.
• Nhìn ra cửa sổ và gọi tên ba thứ bạn thấy.
• Chỉ đọc lại một câu ý chính của bạn, một lần.

Điều chỉnh cho đời sống thật

Nếu họp nối tiếp nhau, hãy dành cho mỗi cuộc hai phút chuẩn bị thay vì không có gì: một dòng cho ý của bạn, một dòng cho điều bạn cần. Nếu một cuộc gọi đã cố định trong ngày, bài dành một khoảng tập trung mà không lỡ cuộc gọi đã hẹn giúp bạn làm việc đến sát giờ một cách bình tĩnh.

Nếu bạn trình bày bằng ngoại ngữ, hãy tập nói to câu ý chính một lần vào giờ chuẩn bị. Với buổi họp phụ huynh hay buổi gặp chủ nhà, một trang ghi chú cũng dùng được: điều bạn muốn nói, điều bạn muốn hỏi.

Để định giờ chuẩn bị, hãy xem chọn độ dài phiên làm việc vừa sức. Nếu họp cứ lấn sang buổi tối của bạn, chủ đề ranh giới công việc có thể giúp.

Đọc tiếp

Nếu hồi hộp trước họp quá sức chịu đựng hoặc kèm cơn hoảng, trang hỗ trợ của chúng tôi có liệt kê người bạn có thể trò chuyện. Thêm các bài nằm ở trang chủ đề tập trung và chú ý.

Nếu bạn muốn, bài thiền có hướng dẫn bảy phút miễn phí của Sadhguru trong ứng dụng Miracle of Mind có thể lấp những phút trước khi vào họp, thay cho một lần xem lại bản trình chiếu.