开会

开会前准备好,就别再反复查看

会议快开始了,你还是忍不住把简报再打开一次。

窗边整洁桌面上的笔记本和铅笔。

临时再查一次,看起来很负责,可是到了某个点,只会增加紧张。你可以把会议准备好:定一段准备时间,写一页笔记,再用一个完成检查告诉自己,准备已经做完了。

然后最后几分钟,是用来安定的,不是再打开简报。

为什么很难停止检查?

开会总带着一点被注视的感觉。反复查看,像是一种让自己安全的方法。

问题是,每看一次,又发现另一件可以担心的事。会议还没开始,你的注意力已经用完了。

试试看:准备、完成检查、安定

需要发言或做决定的会议,都可以用这个方法。

  1. 在日历里订一段准备时间,例如前一天下午的半小时,或会前一小时。
  2. 这段时间里写一页纸:你的重点、关键的事实或数字,还有你希望从会议得到什么。
  3. 准备简报或文件。如果是线上会议,也测试链接、摄像头和声音。
  4. 做下面的完成检查。
  5. 关掉文件,把那一页纸放在看得见的地方。
  6. 最后五分钟,用来安定,不要再复习。

完成检查

下面每一项都能回答“是”,准备就完成了:

  • 不看稿,我能用一句话说出我的重点。
  • 我知道关键的事实在那一页纸的哪里。
  • 我知道想从这场会议带走什么。
  • 要分享的东西都能打开,也能用。

四项都是“是”,你就准备好了。再多查看是可有可无的,你可以选择不做。

最后五分钟可以做什么

这几分钟,用来让身体平静下来,比复习更好。试试其中一样:

  • 用呼吸节拍器慢慢呼吸,呼气比吸气长一点。
  • 喝点水,放松肩膀。
  • 看着窗外,说出你看到的三样东西。
  • 只读一次你那一句重点。

配合真实的生活

如果会议一场接一场,每一场做两分钟准备,总比完全没有好:一行写你的重点,一行写你需要什么。如果一天里有固定的电话会议,专心工作,也不错过要接的电话帮你平静地工作到那一刻。

如果你要用第二语言做简报,准备时间里把主要那一句大声练一遍。家长会,或和房东见面,同一页纸也适用:你想说什么,想问什么。

想估计准备的时间,请看专注一段时间,多长才合适。如果会议老是延到晚上,工作界线这个专题也许有帮助。

接下来可以看什么

如果开会前的紧张让你难以承受,或伴随恐慌,求助页面列出了可以倾诉的对象。更多指南在专注力专题。

如果你愿意,Sadhguru 在 Miracle of Mind 应用里的免费7分钟引导冥想,可以填满进场前的那几分钟,取代再看一次简报。

常见问题

为什么开会前我一直重看笔记?

有点紧张的时候,反复查看会让人觉得一切在掌握中。可是到了某个点,每看一次,只会多一分担心,不会多一分准备。一个清楚的完成检查,告诉脑子准备已经做好,力气就能留给听和说。

准备到什么程度才够?

够你知道主要的重点、关键的数字或事实,还有你希望从会议得到的一件事。这三样如果不看稿也说得出来,就准备好了。再多的都是额外的,可以放下。

开会时忘了什么怎么办?

面前放一页笔记,需要时看一眼。说一句“我查一下,再用电邮回复你”也没关系。比起匆忙地乱猜,大家更尊重清楚的跟进。

线上会议也适用吗?

适用。除了会议窗口和你那一页笔记,其他的都关掉。摄像头和声音,在准备时间测试,不要等到前一分钟。最后几分钟用来安定,不要再去翻文件。

进场前的几分钟,Sadhguru 的短引导冥想可以用几下平静的呼吸,取代再查看一次。

7分钟冥想