Làm giấy tờ vặt với sự chú ý vững vàng
Đống giấy tờ vừa chán vừa không bao giờ hết, và lúc nào cũng chờ khi ngày sắp tàn.
Việc giấy tờ thường ngày cần một kiểu chú ý khác với việc sáng tạo hay việc cần suy nghĩ sâu. Nó chán nhưng quan trọng: một con số sai trên đơn bồi thường, một ngày hạn bị bỏ sót trên biểu mẫu, một hóa đơn gửi nhầm người. Bạn có thể lên kế hoạch bằng cách gom các việc giống nhau, cho chúng một khung giờ cố định, và chỉ chậm lại ở những bước có sức nặng.
Vì sao giấy tờ làm cạn sự chú ý?
Việc giấy tờ ít thử thách, nên đầu óc đi tìm thứ thú vị hơn. Bạn cứ chuyển sang đọc tin tức rồi lại quay về, hết lần này đến lần khác.
Mỗi lần chuyển đều tốn một chút. Một kế hoạch giữ giấy tờ ở một chỗ sẽ giảm việc chuyển đi chuyển lại.
Thử cách này: gom, đóng khung và kiểm tra
Đây là kế hoạch bạn có thể dùng mỗi ngày hoặc mỗi tuần.
- Ghi mọi việc giấy tờ vào một danh sách khi chúng xuất hiện: đơn bồi thường, hóa đơn, mẫu đơn của trường, email cần lưu.
- Gom theo loại: thanh toán chung một nhóm, email một nhóm, biểu mẫu một nhóm.
- Chọn một khung giờ, chẳng hạn bốn mươi phút sau bữa trưa vào thứ Ba và thứ Sáu.
- Bắt đầu với việc nhỏ nhất để có đà, rồi làm lần lượt từng nhóm.
- Trước khi gửi bất cứ thứ gì có tiền hoặc thông tin cá nhân, hãy kiểm tra kỹ (xem bên dưới).
- Khi hết khung giờ, dừng lại. Chuyển phần còn dở sang khung giờ sau.
Kiểm tra kỹ ở những bước quan trọng
Phần lớn giấy tờ có thể làm nhanh. Vài ô đáng được nhìn lại thật chậm:
- số tiền và loại tiền
- số tài khoản ngân hàng và số tham chiếu
- ngày tháng, nhất là hạn chót
- số thẻ căn cước và tên, viết đúng như trên giấy tờ
- người nhận tin nhắn hoặc biểu mẫu
Hãy đọc lại từng ô, chỉ tay vào hoặc đọc thành tiếng. Nếu biểu mẫu hỏi thông tin cá nhân, hãy kiểm tra xem đó có đúng trang chính thức không, vì luật PDPA bảo vệ dữ liệu của bạn nhưng không rút lại được một lần gửi sai.
Làm việc chán dễ chịu hơn một chút
Bạn có thể làm giấy tờ dễ chịu hơn mà không đổi công việc. Pha một tách cà phê trước khi bắt đầu. Bật nhạc nhẹ không lời. Gạch từng việc trên giấy để thấy đống việc nhỏ dần.
Công cụ Sổ luyện tập có thể làm tờ đánh dấu đơn giản nếu bạn thích nhìn thấy tiến triển.
Điều chỉnh cho đời sống thật
Nếu bạn buôn bán nhỏ, một khung giờ giấy tờ hai lần mỗi tuần giúp hóa đơn và tin nhắn nhà cung cấp khỏi nuốt mất buổi tối. Nếu bạn lo giấy tờ trong nhà, như học phí, tiền điện nước và lịch hẹn khám của cha mẹ già, chủ đề gánh việc nhà và cách sắp xếp trong gia đình có thêm ý tưởng.
Người làm ca có thể gắn khung giờ giấy tờ với một ngày nghỉ cố định. Nếu một việc gấp chen ngang việc khác, hãy để lại ghi chú quay lại trước khi chuyển việc để bạn quay về gọn gàng.
Để chọn độ dài khung giờ, hãy xem chọn độ dài phiên làm việc vừa sức.
Đọc tiếp
Nếu giấy tờ, nợ nần hay biểu mẫu đang gây căng thẳng thật sự, trang hỗ trợ của chúng tôi có liệt kê người có thể giúp bạn. Thêm các bài về sự chú ý nằm ở trang chủ đề tập trung và chú ý.
Sau một đợt biểu mẫu, bài thiền có hướng dẫn bảy phút miễn phí của Sadhguru trong ứng dụng Miracle of Mind là một cách tùy chọn để lấy lại nhịp trước việc kế tiếp.
Câu hỏi thường gặp
Vì sao việc giấy tờ chán lại mệt đến vậy?
Việc lặp lại cho đầu óc ít thứ để bám, nên nó lang thang, và bạn cứ phải kéo nó về. Chính việc kéo về đó là một công việc. Gom các việc giống nhau và cho chúng một khung giờ cố định giúp đầu óc vào nhịp.
Nên làm giấy tờ đầu giờ hay cuối ngày?
Tùy sức của bạn. Có người làm xong sớm để rảnh cả ngày, có người để dành cho lúc ít năng lượng. Điều giúp ích là chọn một giờ đều đặn, để giấy tờ thôi len vào từng giờ trong ngày.
Làm sao tránh sai sót khi điền biểu mẫu?
Hãy chậm lại ở những bước có sức nặng: số tiền, thông tin tài khoản, ngày tháng và số thẻ căn cước. Đọc lại một lần nữa thành tiếng hoặc chỉ tay vào từng dòng trước khi gửi. Mọi thứ còn lại có thể làm nhanh hơn.
Nếu giấy tờ cứ chen vào công việc chính của tôi thì sao?
Hãy giữ một danh sách giấy tờ. Khi có việc nhỏ xuất hiện, như một khoản cần khai, hãy ghi lại thay vì làm ngay, trừ khi thật sự gấp. Rồi xử lý cả danh sách một lượt vào giờ đã định.
Đọc tiếp
Khi giấy tờ làm bạn chùng xuống, bài thiền có hướng dẫn ngắn của Sadhguru là một lúc lấy lại nhịp trước việc kế tiếp, không có gì phải điền.