Thống nhất giờ liên lạc giữa các múi giờ
Đội của bạn làm việc ở nhiều nước, và lúc nào cũng có người vừa thức dậy hoặc sắp đi ngủ.
Để thống nhất giờ liên lạc giữa các múi giờ, hãy tìm những giờ mà ai cũng đang làm việc, ghi ra lúc nào mỗi người trả lời và chia đều những giờ khó chịu. Viết ra giấy và thử vài tuần. Khi đó, im lặng không còn là trò đoán mò.
Bạn không cần lúc nào cũng sẵn sàng chỉ vì ở đâu đó có người đang làm việc.
Làm sao để tìm giờ trùng nhau?
Liệt kê giờ làm việc bình thường của từng người theo giờ địa phương của họ, rồi đổi tất cả về một giờ chuẩn. Đánh dấu chỗ các giờ trùng nhau. Khoảng trùng đó là nơi tốt nhất cho các cuộc gọi trực tiếp.
Việt Nam không đổi giờ theo mùa, nhưng đồng nghiệp ở một số nước khác đổi đồng hồ hai lần mỗi năm. Hãy kiểm tra lại khoảng trùng khi chuyện đó xảy ra, như trong bài kiểm tra họp định kỳ khi nước khác đổi đồng hồ.
Khung giờ liên lạc nên ghi gì?
Ngắn gọn và dễ thấy. Một khung giờ tốt nói rõ ai, khi nào và cho việc gì.
- giờ bạn trả lời, theo giờ của bạn
- cách liên lạc với bạn khi có việc thật sự gấp
- việc nào có thể chờ đến khung giờ kế tiếp
- những giờ dành cho cuộc gọi trực tiếp
Hãy ghi vào trạng thái chat hoặc chữ ký email để mọi người thấy trước khi nhắn.
Thử cách này: soạn thỏa thuận cho nhóm
Hãy làm cùng đồng nghiệp trong một buổi.
- Mỗi người viết giờ làm việc thường ngày và múi giờ của mình.
- Cùng nhau đánh dấu khoảng trùng và thống nhất dùng nó cho cuộc gọi trực tiếp.
- Ngoài khoảng trùng, thống nhất rằng cập nhật bằng chữ là được và câu trả lời đến vào khung giờ kế tiếp.
- Viết một quy tắc cho việc gấp, như gọi điện thoại, và nói rõ thế nào là gấp.
- Hẹn xem lại sau một tháng và sửa những gì chưa ổn.
Bản nháp có thể như sau: “Chúng ta trả lời trong giờ làm việc của mỗi người. Cuộc gọi trực tiếp diễn ra trong khoảng giờ trùng nhau. Việc gấp thì gọi điện thoại, còn lại có thể chờ đến hôm sau.”
Làm sao chia đều những giờ khó chịu?
Nếu luôn là một người nhận cuộc gọi sớm hoặc muộn, sự bực bội sẽ lớn dần. Hãy luân phiên giờ khó đó, hoặc cho người nhận giờ ấy được vào làm muộn hơn hay về sớm hơn hôm sau.
Nếu bạn không tìm nổi một giờ nào công bằng, bài khi không có giờ họp nào công bằng đi sâu hơn.
Điều chỉnh cho ngày làm thật của bạn
Nếu bạn làm ở nhà, một cuộc gọi muộn có thể lặng lẽ ăn mất bữa cơm gia đình. Hãy thống nhất giờ kết thúc với nhóm và giữ nó như giữ một cuộc họp. Nếu quản lý là người đặt nhịp, hãy mang bản nháp đến cho họ trước.
Nếu những tin nhắn giờ lạ liên tục làm bạn mất ngủ hoặc lo âu, xin hãy xem trang hỗ trợ.
Đọc tiếp
Với tin nhắn đến sau khi bạn đã tan làm, hãy đọc bàn với đội về tin nhắn WhatsApp ngoài giờ. Để lấp những khoảng trống giữa các múi giờ, xem viết bản bàn giao không cần trả lời ngay.
Mọi bài cùng chủ đề đều nằm ở trang ranh giới công việc và cách khép lại ngày làm.
Nếu bạn muốn khép một ngày làm muộn nhẹ nhàng hơn, bài thiền có hướng dẫn bảy phút miễn phí của Sadhguru trong ứng dụng Miracle of Mind là nơi tùy chọn để bắt đầu.
Câu hỏi thường gặp
Khung giờ liên lạc là gì?
Đó là một khoảng thời gian cố định mà mọi người mong bạn trả lời, được viết ra và chia sẻ với nhóm. Ngoài khung giờ đó, tin nhắn có thể chờ. Khung giờ cho mọi người thấy rõ điều được mong đợi, nên không ai phải đoán im lặng nghĩa là gì.
Nếu gần như không có giờ làm việc nào trùng nhau thì sao?
Vậy hãy chuyển thêm việc sang ghi chú bàn giao và bớt các cuộc gọi trực tiếp. Thống nhất ai nhận cuộc gọi sớm hoặc muộn và luân phiên theo thời gian. Bài hướng dẫn về bàn giao không cần trả lời ngay chỉ cách viết.
Tôi có cần quản lý đồng ý không?
Có thì giúp ích rất nhiều, vì khung giờ chỉ hiệu quả khi những người gửi yêu cầu tôn trọng nó. Hãy đề xuất với cả quản lý và nhóm cùng lúc, kèm bản nháp bằng chữ, và xin chạy thử một thời gian.
Đọc tiếp
Nếu những cuộc gọi muộn và tin nhắn sớm làm nhòe buổi tối của bạn, một buổi thiền có hướng dẫn ngắn giúp bạn khép ngày dù đồng hồ nói khác.