Bàn với đội về tin nhắn WhatsApp ngoài giờ
Nhóm chat của đội sáng đèn lúc khuya, và bạn chưa biết mở lời thế nào.
Bạn có thể nêu chuyện tin nhắn WhatsApp ngoài giờ bằng một câu hỏi, không phải một lời phàn nàn. Hãy nói điều bạn muốn, như kỳ vọng rõ ràng hơn, và đưa ra cách liên lạc với bạn khi có việc khẩn cấp thật sự. Đa số các đội chưa từng nói về chuyện này, nên cuộc trò chuyện đầu tiên có ích nhất.
Vì sao tin nhắn muộn lại nặng nề đến vậy?
Một tin nhắn lúc 10 giờ đêm không chỉ là chữ. Nó như một yêu cầu nhỏ rằng bạn phải sẵn sàng. Dù không trả lời, bạn vẫn có thể đọc, nghĩ về nó và mang nó lên giường.
Có thể người gửi không có ý đó. Họ có thể chỉ đang dọn đầu óc của mình, hoặc làm việc theo một lịch khác.
Tôi bắt đầu cuộc trò chuyện thế nào?
Hãy chọn lúc bình tĩnh, đừng ngay sau một tin nhắn khuya. Một buổi họp đội, một cuộc trao đổi riêng hay một tin nhắn thoại ngắn đều được.
Dưới đây là vài câu mở lời bạn có thể chỉnh lại:
- “Mình thống nhất việc nào cần trả lời sau giờ làm và việc nào để đến sáng được không?”
- “Mình muốn phản hồi nhanh khi thật sự cần. Mình nên xem việc nào là gấp?”
- “Nếu mình trả lời vào sáng hôm sau với tin nhắn không gấp thì cả đội thấy ổn chứ?”
Giữ giọng tò mò. Bạn đang xây một quy tắc chung, không phải tự bào chữa.
Thử cách này: bản thỏa thuận một trang cho cả đội
Hãy soạn cùng nhau, hoặc mang một bản nháp đầu tiên đến cho quản lý.
- Liệt kê giờ làm việc của đội và những giờ có thể gửi tin nhưng không cần trả lời.
- Định nghĩa việc gấp bằng một câu, kèm hai hoặc ba ví dụ từ công việc của bạn.
- Chọn kênh cho việc gấp, như gọi điện.
- Thống nhất mọi việc khác đợi đến buổi sáng làm việc kế tiếp.
- Ghim bản thỏa thuận vào nhóm và xem lại sau một tháng.
Viết ra rất quan trọng. Một ghi chú được ghim dễ chỉ vào hơn trí nhớ về điều ai đó đã nói.
Nếu văn hóa nhóm không muốn đổi thì sao?
Có nơi làm việc mong trả lời nhanh mọi lúc, nhất là mùa bận hoặc khi làm với khách ở nước ngoài. Hãy bắt đầu bằng một đề nghị nhỏ và cụ thể, như một buổi tối mỗi tuần không có tin nhắn.
Hãy giữ nhất quán về phía mình: nếu bạn trả lời lúc nửa đêm, người khác sẽ học cách mong điều đó. Bài đặt khung giờ trả lời mà không bỏ lỡ việc gấp chỉ cách làm an toàn.
Nếu áp lực khiến bạn chán nản hoặc không nghỉ ngơi được trong nhiều tuần, hãy nói chuyện với bác sĩ, chuyên viên tư vấn hoặc người bạn tin cậy. Trang hỗ trợ của chúng tôi chỉ nơi bạn có thể bắt đầu.
Đọc tiếp
Đang định nghỉ phép? Hãy xem có nên xem tin nhắn công việc khi nghỉ phép. Để xem trọn bộ, hãy ghé trang chủ đề ranh giới công việc và cách khép lại ngày làm.
Khi điện thoại đã úp xuống, bài thiền có hướng dẫn bảy phút miễn phí của Sadhguru trong ứng dụng Miracle of Mind là một cách tùy chọn để bắt đầu buổi tối.
Câu hỏi thường gặp
Xin đừng nhắn tin ngoài giờ có bất lịch sự không?
Không, nếu bạn hỏi nhẹ nhàng và đưa ra cách liên lạc cho việc khẩn cấp thật sự. Đồng nghiệp thường không nhận ra tin nhắn muộn đến như một áp lực. Một lời đề nghị rõ ràng và thân thiện dễ được chấp nhận hơn sự khó chịu âm thầm hay một câu trả lời trễ không lời giải thích.
Thế nào là gấp?
Hãy để cả đội cùng định nghĩa. Một điểm xuất phát thường gặp là việc gây hại thật sự hoặc lỡ hạn chót nếu để đến sáng. Hãy thống nhất cách báo gấp, như gọi điện hoặc ghi chữ KHẨN ở đầu tin nhắn.
Nếu chính sếp là người hay nhắn muộn thì sao?
Hãy nêu nó như một câu hỏi về cách liên lạc với bạn, đừng như lời phàn nàn. Hỏi khi nào cần trả lời và việc không gấp có thể trả lời vào sáng hôm sau không. Có quản lý nhắn muộn vì hợp lịch của mình, chứ không phải vì mong bạn trả lời ngay.
Tôi tắt tiếng nhóm được không?
Bạn có thể tắt thông báo mà vẫn đọc nhóm vào những giờ cố định. Hãy cho cả đội biết khung giờ trả lời của bạn để việc tắt tiếng không bị hiểu là phớt lờ. Giữ cuộc gọi điện thoại mở cho trường hợp khẩn cấp.
Đọc tiếp
Sau khi trò chuyện xong, một buổi thiền có hướng dẫn ngắn có thể giúp bạn đặt điện thoại xuống và để buổi tối bắt đầu.