Soạn thư bàn giao khi vắng mặt cho rõ ràng
Sắp đến kỳ nghỉ, và bạn muốn đi mà không để lại một mớ hỗn độn.
Một bản bàn giao rõ ràng có hai phần: thư trả lời tự động ngắn cho người ngoài, và ghi chú bàn giao cho đồng nghiệp thay bạn. Hãy viết cả hai vài ngày trước khi đi, gửi sớm và ghi tên một người cho việc gấp. Như vậy bạn nghỉ được, và đội vẫn chạy tiếp.
Vì sao bàn giao quan trọng với việc nghỉ của tôi?
Nếu người thay thế không biết phải làm gì, câu hỏi sẽ tìm đến bạn ngay trên bãi biển hay ở quê. Một ghi chú rõ ràng cho phép bạn yên tâm đi xa.
Nó cũng bảo vệ ngày bạn quay lại. Bạn trở về với hộp thư gọn gàng thay vì một đống vấn đề giải quyết dở.
Ghi chú bàn giao gồm những gì?
Viết một khối cho mỗi việc đang chạy. Hãy dùng mẫu này.
- Việc gì: công việc hoặc khách hàng, bằng một cụm từ ngắn.
- Tình trạng: hiện đang ở đâu.
- Bước tiếp theo: người thay thế cần làm gì, nếu có.
- Hạn chót: ngày quan trọng.
- Ở đâu: thư mục, đường dẫn hoặc cuộc trao đổi.
- Liên hệ: ai khác biết về việc này.
Đánh dấu những việc có thể chờ đến khi bạn về. Một dòng như “Không cần làm gì đến ngày 20 tháng 10” giúp người thay thế bớt lo rất nhiều.
Thử cách này: kế hoạch bàn giao trong ba ngày
Hãy chia việc ra để bạn không phải viết vào đêm trước khi đi.
- Ba ngày trước: liệt kê các việc đang mở và hỏi quản lý ai nên thay bạn ở từng việc.
- Hai ngày trước: viết ghi chú và trao đổi với người thay thế khoảng mười phút.
- Một ngày trước: cài thư trả lời tự động và chuyển tiếp các quy tắc hộp thư chung nếu có.
- Ngày cuối: gửi ghi chú cuối cùng, kiểm tra quyền truy cập thư mục và báo cho các đầu mối chính rằng bạn sẽ vắng mặt.
- Ngắt kết nối: gỡ các ứng dụng công việc khỏi điện thoại nếu chỗ làm cho phép.
Thư trả lời tự động nên viết gì?
Hãy viết ấm áp và giản dị. Ví dụ:
“Cảm ơn bạn đã gửi email. Tôi vắng mặt từ ngày 14 đến ngày 25 tháng 10 và sẽ trả lời sau khi quay lại. Với việc gấp, xin liên hệ chị Aisha Rahman qua [email protected].”
Đừng hứa sẽ xem email “khi có thể” trừ khi bạn thật sự định làm vậy. Nếu bạn dự định xem thư lần nào đó, bài có nên xem tin nhắn công việc khi nghỉ phép giúp bạn quyết định.
Điều chỉnh cho các dịp lễ
Quanh dịp Tết và các kỳ nghỉ lễ dài, nhiều đồng nghiệp nghỉ cùng lúc nên người thay thế có thể mỏng. Hãy lên kế hoạch sớm hơn, chia sẻ ghi chú sớm hơn và kiểm tra xem người dự phòng của bạn có đang nghỉ không.
Nếu bạn làm tự do, hãy báo khách hàng khi nào bạn vắng và họ nên chờ gì. Một tin nhắn ngắn có ngày tháng và người dự phòng là đủ.
Đọc tiếp
Khi quay lại, hãy xem đi làm lại sau kỳ nghỉ phép bình thường. Trang chủ đề ranh giới công việc và cách khép lại ngày làm tập hợp phần còn lại, và công cụ Bảng trút ý giúp bạn dọn đầu trước khi viết ghi chú.
Vào buổi tối trước ngày đi, bài thiền có hướng dẫn bảy phút miễn phí của Sadhguru trong ứng dụng Miracle of Mind là một cách tùy chọn để mở đầu kỳ nghỉ.
Câu hỏi thường gặp
Thư trả lời tự động nên có những gì?
Hãy ghi ngày bạn vắng mặt, ngày quay lại, người liên hệ khi có việc gấp và người gửi có thể mong đợi điều gì. Giữ ngắn gọn và lịch sự. Nếu được, hãy ghi tên một người cụ thể thay vì cả bộ phận, để người gửi biết đúng nên tìm ai.
Ghi chú bàn giao nên chi tiết đến mức nào?
Đủ để người khác hành động được mà không phải gọi cho bạn. Với mỗi việc, hãy ghi tình trạng, bước tiếp theo, hạn chót và nơi để tập tin. Một đoạn ngắn cho mỗi việc là đủ. Những bài dài hiếm khi được đọc.
Tôi nên chọn ai làm người thay thế?
Chọn người hiểu công việc, có thời gian và đã đồng ý từ trước. Hãy hỏi họ trước, đừng thông báo suông. Gửi ghi chú cho họ và cho quản lý ít nhất vài ngày trước khi bạn đi.
Nếu không ai thay được thì sao?
Hãy báo sớm cho quản lý và cùng quyết định việc nào tạm dừng đến khi bạn về. Nói rõ 'việc này chờ đến ngày 20' tốt hơn là để khách đoán già đoán non. Những việc được thống nhất hoãn là chuyện bình thường khi lên kế hoạch nghỉ.
Đọc tiếp
Vào buổi tối làm việc cuối cùng, một buổi thiền có hướng dẫn ngắn có thể giúp bạn gập laptop và để kỳ nghỉ bắt đầu cả trong tâm trí.