Bộ tài liệu cho đồng nghiệp làm ngoài văn phòng
Một số người trong đội lái xe, làm ca hoặc ở công trình, xa bảng thông báo của văn phòng.
Một bộ tài liệu chỉ giúp được những ai mở được nó. Đồng nghiệp ở công trình, trên đường, làm ca đêm hay làm việc từ căn nhà nhỏ ở quê có thể chưa bao giờ thấy đường dẫn của văn phòng. Cách làm là thiết kế cho trường hợp khó nhất trước: một chiếc điện thoại, một giờ nghỉ ngắn và ít dữ liệu.
Nếu bắt đầu từ đó, những người còn lại cũng được tính đến.
Ai dễ bị bỏ sót?
Hãy nghĩ đến những người mà thông báo thường ngày không đến được. Tài xế xe tải và xe van, bảo vệ, nhân viên bán hàng và nhà bếp, đội công trình, y tá đổi ca và nhân viên bán thời gian đều làm việc theo giờ giấc mà đời sống văn phòng không có.
Đồng nghiệp làm việc ở nhà với kết nối yếu cũng dễ bị bỏ sót như vậy. Người dùng chung điện thoại với gia đình cũng thế.
Một bộ tài liệu dễ dùng trông thế nào?
Nó mở được trên điện thoại, tải nhanh và không cần tài khoản. Mỗi mục đủ ngắn cho một lần nghỉ. Lời hướng dẫn viết bằng từ đơn giản, và nếu được thì bằng ngôn ngữ mà người ấy dùng ở chỗ làm.
Hãy thêm một dạng thứ hai cho những người không dùng được màn hình: một danh sách các bước dài nửa trang, có thể in ra, lưu thành ảnh hoặc để người giám sát đọc to. Bài chọn tài liệu cho nơi làm việc nhiều ngôn ngữ giúp bạn chọn ngôn ngữ.
Thử cách này: kiểm tra truy cập trong một buổi chiều
Việc kiểm tra này giúp bạn nhìn bộ tài liệu bằng mắt của đồng nghiệp ở ngoài công trường.
- Hỏi hai hoặc ba đồng nghiệp làm ngoài xem họ dùng điện thoại nào và biết tin công việc từ đâu.
- Mở bộ tài liệu trên một chiếc điện thoại cũ, bằng dữ liệu di động, xa wifi văn phòng.
- Bấm giờ mỗi mục. Cắt hoặc chia nhỏ mục nào cần hơn một lần nghỉ.
- Kiểm tra không có mục nào đòi đăng nhập, tải về hay một màn hình mà họ có thể không có.
- Ghi lại điều bạn đã sửa, và báo cho đồng nghiệp biết bản cuối ở đâu.
Người làm ca và làm lưu động xếp việc tập vào ngày thế nào?
Họ có thể không tự chọn được giờ nghỉ. Một bài tập ngắn nên dùng được vào bất kỳ giờ nào, ngồi trong xe đang đỗ, trên một chiếc ghế dài hay trong phòng nghỉ.
Trang chủ đề làm ca, làm ngoài, làm việc trên đường có thêm gợi ý. Nếu cần một lựa chọn nhanh không có âm thanh, Nhịp thở dùng được bằng mọi ngôn ngữ.
Còn chuyện an toàn?
Đừng gợi ý bài tập nào khi đang lái xe, nấu ăn, vận hành máy hay làm bất cứ việc gì cần chú ý hoàn toàn. Hãy nói rõ điều này trong bộ tài liệu, gần phần đầu.
Nếu một bài tập khiến bạn thấy khó chịu, chóng mặt hay gợi lại ký ức đau, bạn có thể dừng lại. Hãy nói với bác sĩ hoặc chuyên viên tư vấn, và xem trang hỗ trợ của chúng tôi.
Ngoài việc gửi đường dẫn, trưởng nhóm còn làm được gì?
Hãy cho người ta giờ nghỉ, đừng chỉ cho tài liệu. Một tài liệu đến mà không có thời gian để dùng sẽ thêm một chút áy náy. Nếu trưởng nhóm bảo vệ được vài phút trong ca, bộ tài liệu mới có ý nghĩa.
Nếu lịch ca không cho phép, hãy nói thẳng và đưa chuyện đó đến người xếp lịch. Trang tổng hợp về nơi làm việc và đồng nghiệp có các bài về giờ nghỉ và khối lượng việc.
Bước tiếp theo
Hãy bắt đầu bằng bài kiểm tra truy cập ở trên, rồi gửi cho mọi người một ghi chú ngắn, tự nguyện. Giữ bộ tài liệu ở một chỗ để nó không trôi mất trong lịch sử tin nhắn.
Với một giờ nghỉ có tai nghe và chỗ ngồi an toàn, bài thiền có hướng dẫn bảy phút miễn phí của Sadhguru trong ứng dụng Miracle of Mind là một nơi bắt đầu, nếu bạn muốn.
Câu hỏi thường gặp
Định dạng nào đơn giản nhất cho đồng nghiệp làm ngoài?
Một đường dẫn duy nhất mở được trên điện thoại, chữ ngắn và không cần đăng nhập. Thêm một dạng thứ hai không cần màn hình, như danh sách các bước có thể in ra hoặc lưu thành ảnh. Mỗi mục nên đủ ngắn để dùng trong mười phút nghỉ.
Làm sao đến được với đồng nghiệp không xem email?
Hãy dùng kênh mà họ vẫn dùng, có thể là nhóm WhatsApp của đội, buổi họp đầu ca của người giám sát hay bảng thông báo ở chỗ chấm công. Hãy hỏi vài người xem kênh nào hợp. Đừng cho rằng ai cũng đọc kênh của văn phòng.
Còn đồng nghiệp có ít dữ liệu hoặc điện thoại cũ thì sao?
Hãy chọn tài liệu tải nhanh và không cần tải về nặng. Một bài viết hoặc một trang hẹn giờ đơn giản dùng rất ít dữ liệu. Nếu mục nào cần ứng dụng hoặc phát trực tuyến, hãy nói rõ để mọi người tự quyết định.
Nhân viên lái xe hay vận hành máy có nên dùng các tài liệu này trong ca không?
Không. Những bài tập nhắm mắt hoặc thả lỏng cơ thể chỉ hợp với giờ nghỉ an toàn, khi đứng yên, không bao giờ làm lúc đang lái xe hay vận hành thiết bị. Hãy nói rõ điều này trong ghi chú để không ai nghĩ mình phải dùng trong lúc làm việc.
Đọc tiếp
Trong giờ nghỉ an toàn, cách xa đường và máy móc, bạn có thể thử bài thiền có hướng dẫn bảy phút miễn phí của Sadhguru bằng tai nghe, nếu thấy hợp.