写一份不必马上回复的交接

好的书面交接，会在下一个人开口问之前就回答了。写清楚目前进度、接下来做什么、卡在哪里、可以问谁，以及他们不必等你就能决定什么。这样你下班时，不必再等回复。

检验方法很简单：你睡着的时候，同事能照着这份笔记做事吗？

为什么交接常常失败？

因为它假设读的人知道你知道的事。一句“继续写报告”，没有说是哪一个版本、哪一个部分，客户要什么。

结果是问题接二连三，你的夜晚也没有尽头，因为你一直在等着回答。

笔记里要写什么？

用六行短句。

• 目前进度：已经完成的部分。
• 下一步：紧接着要做的那一件。
• 卡住的：由谁或什么来解开。
• 东西在哪里：档案或讯息串的链接。
• 我不在时问谁：一个名字，以及怎样联络他。
• 不必问我就能决定的：让读的人不会停住。

最后一行最重要。它给了许可，这正是让工作不再空等的关键。

试试这个：一个实际的例子

假设你在吉隆坡处理供应商订单，槟城的同事下午接手。

“目前进度：A 和 B 订单已确认；下一步：报价回来后，发出 C 订单；卡住的：等供应商的报价，预计三点前到；档案：共享文件夹里的‘本周订单’。我不在时：问 Hui Min。你可以决定：报价在约定的范围内就接受，不然先搁着。”

你会发现，同事每一行都能照着做。

试试这个：五分钟写好你的

1. 在空白页上写下六个标题。
2. 每一项用一两句简单的话写完。
3. 用链接取代冗长的解释。
4. 假装你从没见过这份工作，再读一遍。
5. 发出去，然后关掉聊天。

这个习惯很适合搭配收工前处理行政杂事的清单。

按你的真实一天来调整

如果你的交接是发在 WhatsApp 群组，就用一则讯息发完，方便日后找。如果你在家工作，合上电脑之前发出笔记，然后就让电脑保持合上。

如果你要休假，请看休假前写好清楚的交接，同样的做法可以延伸过去。如果你一直担心没做完的工作，影响到睡眠，我们的求助页面可以帮你找到可以谈的人。

接下来看什么

如果你的团队分布在不同国家，请读跨时区工作，怎样约好联络时段，以及没有对每个人都公平的开会时间。如果你必须在半途停下，任务做到一半，怎样放下又不丢进度会有帮助。

这个主题的所有指南，都收在工作界线专题里。

笔记发出去之后，Sadhguru 在 Miracle of Mind 应用里的免费7分钟引导冥想，是一个可以选择的收工方式。