Serah tugas bertulis

Menulis serah tugas yang tidak perlu balasan segera

Anda habis kerja ketika orang lain baru mula, dan anda tidak boleh menunggu jawapan.

Buku nota terbuka dan pensel yang sedia untuk menulis.

Serah tugas tidak serentak yang baik menjawab soalan orang seterusnya sebelum mereka bertanya. Nyatakan keadaan semasa, apa yang seterusnya, apa yang tersekat, siapa untuk ditanya, dan apa yang bebas mereka putuskan tanpa anda. Dengan itu anda boleh menamatkan hari tanpa menunggu balasan.

Ujiannya mudah: bolehkah rakan sekerja bertindak berdasarkan nota ini ketika anda sedang tidur?

Mengapa serah tugas gagal?

Ia menganggap pembaca tahu apa yang anda tahu. Nota yang berbunyi “sambung laporan” tidak menyebut versi mana, bahagian mana dan apa yang pelanggan minta.

Akibatnya, soalan datang bertubi-tubi, dan malam anda tidak berkesudahan kerana anda menunggu untuk menjawabnya.

Apa yang masuk dalam nota?

Gunakan enam baris pendek.

Keadaan semasa: apa yang sudah siap.
Seterusnya: tindakan paling dekat.
Tersekat: apa yang menyekat, dan siapa atau apa yang boleh melepaskannya.
Di mana: pautan ke fail atau utas mesej.
Siapa untuk ditanya jika saya tiada: nama dan cara menghubunginya.
Apa yang boleh diputuskan tanpa saya: supaya pembaca tidak tersekat.

Baris terakhir paling penting. Ia memberi kebenaran, dan itulah yang menghentikan kerja daripada menunggu.

Cuba ini: contoh yang berfungsi

Bayangkan anda mengendalikan pesanan pembekal di Kuala Lumpur dan seorang rakan sekerja di Pulau Pinang mengambil alih sebelah petang.

“Keadaan semasa: pesanan A dan B sudah disahkan. Seterusnya: hantar pesanan C selepas harga diterima. Tersekat: menunggu sebut harga pembekal, dijangka pukul tiga. Fail: folder bersama, ‘Pesanan minggu ini’. Jika saya tiada: tanya Hui Min. Anda boleh putuskan: terima sebut harga jika dalam julat yang dipersetujui, jika tidak tahan dahulu.”

Perhatikan rakan sekerja itu boleh bertindak pada setiap baris.

Cuba ini: tulis sendiri dalam lima minit

Tulis enam tajuk itu pada kertas kosong.
Isi setiap satu dengan satu atau dua ayat biasa.
Tambah pautan, bukan penerangan panjang.
Baca seolah-olah anda tidak pernah melihat kerja itu.
Hantar, kemudian tutup sembang.

Senarai semak menutup hari untuk tugas pentadbiran sesuai digandingkan dengan rutin ini.

Menyesuaikannya dengan hari anda yang sebenar

Jika serah tugas anda dihantar dalam kumpulan WhatsApp, kekalkan sebagai satu mesej supaya mudah dicari. Jika anda bekerja dari rumah, hantar nota sebelum menutup komputer riba dan biarkan ia tertutup.

Jika anda akan bercuti, panduan kami tentang menyediakan serah tugas dan mesej cuti yang jelas memanjangkan idea yang sama. Jika anda terus risau tentang kerja yang belum siap dan ia mengganggu tidur, halaman sokongan kami boleh membantu anda mencari orang untuk berbual.

Ke mana selepas ini

Jika pasukan anda bekerja merentas negara, baca bersetuju tentang waktu dihubungi merentas zon waktu dan apabila tiada waktu mesyuarat yang adil. Jika anda terpaksa berhenti di tengah tugas, tinggalkan tugas separuh jalan tanpa hilang tempat membantu.

Semua panduan bertema ini ada dalam panduan had kerja.

Selepas nota dihantar, meditasi berpandu tujuh minit percuma daripada Sadhguru dalam aplikasi Miracle of Mind boleh dicuba jika anda mahu menutup hari.

Soalan lazim

Apa yang patut ada dalam serah tugas yang baik?

Keadaan semasa, apa yang siap, apa yang seterusnya, apa yang tersekat, siapa untuk ditanya jika anda tidak dapat dihubungi, dan apa yang bebas diputuskan oleh orang seterusnya. Letakkan pautan ke fail dan jangan tampal teks panjang, supaya nota kekal pendek.

Berapa panjang nota serah tugas patut ditulis?

Sependek mungkin sambil masih membolehkan pembaca bertindak. Sasarkan sesuatu yang boleh dibaca dalam dua minit. Jika perlu lebih, letakkan butiran dalam dokumen berpaut dan kekalkan nota itu pada perkara penting.

Bagaimana jika rakan sekerja masih menghantar soalan kepada saya?

Jawab dalam waktu anda yang seterusnya, kemudian baiki nota itu supaya soalan yang sama tidak ditanya dua kali. Lama-kelamaan, setiap serah tugas menjadi lebih jelas dan soalan susulan semakin berkurang.

Baca seterusnya

Had kerja dan cara menamatkan hari bekerjaKomputer riba sudah ditutup, tetapi fikiran anda masih di pejabat.Bersetuju tentang waktu dihubungi merentas zon waktuPasukan anda bekerja merentas negara, dan sentiasa ada orang yang baru bangun atau hendak tamat kerja.Apabila tiada waktu mesyuarat yang adilWalau waktu mana anda pilih, ada orang yang terlalu awal atau terlalu lewat.Menyediakan serah tugas dan mesej cuti yang jelasCuti sudah dekat, dan anda mahu pergi tanpa meninggalkan kekusutan.

Selepas serah tugas dihantar dan hari sudah selesai, meditasi berpandu yang pendek boleh membantu anda benar-benar berundur.

Biarkan nota yang dihantar reda