Balas mesej penting tanpa hilang fokus
Ada mesej yang memang tidak boleh menunggu, dan anda masih mahu menyiapkan kerja.
Ada mesej yang memerlukan anda walaupun di tengah kerja. Ibu bertanya tentang temu janji klinik, pelanggan yang menghadapi masalah penghantaran, penyelia yang mengubah jadual tugas. Anda boleh menjawabnya dan masih kembali kepada tugas dengan fokus yang hampir utuh.
Tujuannya bukan mengabaikan semua mesej. Tujuannya ialah membalas yang penting, kemudian kembali dengan sengaja.
Mesej mana yang benar-benar perlukan saya sekarang?
Tanya tiga soalan pantas apabila mesej tiba:
- Adakah seseorang akan tersekat atau terjejas keselamatannya jika saya menunggu sehingga waktu rehat?
- Adakah ini daripada orang atau saluran yang saya sudah setuju untuk biarkan terbuka?
- Bolehkah balasan ringkas menampung keadaan buat seketika?
Jika dua jawapan pertama ialah tidak, mesej itu boleh menunggu. Jika jawapan ketiga ialah ya, hantar balasan ringkas dan teruskan bekerja.
Mengapa membalas memakan perhatian
Membalas hanya mengambil seminit. Kembali bekerja mengambil masa lebih lama, kerana fikiran anda masih separuh berada dalam perbualan tadi.
Itu perkara biasa. Caranya ialah memberi fikiran anda serah terima yang jelas, supaya ia tidak terus berpusing di sekitar sembang itu ketika anda cuba membaca hamparan data.
Cuba ini: balas dan kembali
Gunakan rutin ini untuk mana-mana mesej yang anda putuskan untuk dibalas semasa sesi kerja.
- Sebelum membuka mesej, tulis tiga atau empat patah perkataan tentang kedudukan anda dalam tugas.
- Baca mesej itu sekali, sampai habis.
- Balas dengan apa yang diperlukan, atau dengan balasan ringkas disertai masa.
- Letakkan telefon dengan skrin menghadap bawah, jauh dari capaian jika boleh.
- Hembus satu nafas perlahan, lebih panjang daripada tarikan nafas.
- Baca catatan anda dan baris terakhir yang anda tulis, kemudian teruskan.
Nota mula semula sebelum bertukar tugas menerangkan langkah pertama ini dengan lebih terperinci.
Balasan ringkas yang boleh anda sediakan
Balasan yang disimpan menjimatkan masa menaip dan menjaga adab ketika anda tergesa-gesa. Beberapa contoh:
- “Sudah baca, nanti saya telefon balik sebelum pukul lima.”
- “Baik, saya semak stok dan balas selepas makan tengah hari.”
- “Mesej Ma sudah sampai. Saya sedang bekerja, nanti saya hubungi selepas ini.”
Telefon moden membolehkan anda menyimpan pintasan teks, atau anda boleh menyimpannya dalam sebuah nota.
Menyesuaikannya dengan keadaan sebenar
Dalam kumpulan WhatsApp keluarga, balas terus kepada orang berkenaan apabila perkara itu mustahak, supaya sembang kumpulan tidak menarik anda masuk. Untuk sembang kerja, bersetuju dengan pasukan tentang maksud mustahak, misalnya panggilan telefon dan bukan mesej sembang.
Jika anda menjalankan perniagaan kecil, tetapkan dua atau tiga waktu tetap untuk membalas mesej pelanggan. Pelanggan di Malaysia sudah biasa dengan ayat “kami membalas antara pukul sembilan dan enam”, dan waktu yang jelas membina kepercayaan.
Jika anda bekerja mengikut jadual syif, waktu rehat mungkin satu-satunya peluang untuk membalas. Gunakan rutin ini juga, supaya syif selepas rehat bermula dengan bersih.
Ke mana selepas ini?
Untuk jalan pulang yang lebih lengkap selepas gangguan, baca kembali kepada tugas selepas gangguan telefon. Untuk menentukan makluman mana yang sampai kepada anda, cuba audit notifikasi telefon. Jika panggilan sebahagian daripada hari anda, lihat menyediakan tempoh fokus tanpa terlepas panggilan.
Pemasa meditasi yang percuma boleh menandakan blok kerja anda supaya waktu menyemak mesej jelas. Jika mesej yang tidak putus membuat anda rasa terbeban berminggu-minggu, halaman sokongan kami menyenaraikan orang yang boleh anda hubungi. Topik fokus dan perhatian mengumpulkan panduan yang berkaitan.
Selepas rentetan mesej yang sibuk reda, meditasi berpandu tujuh minit yang percuma daripada Sadhguru dalam aplikasi Miracle of Mind ialah satu pilihan untuk menenangkan diri sebelum blok kerja seterusnya.
Soalan lazim
Perlukah saya mematikan telefon sepenuhnya semasa bekerja?
Tidak, jika ada mesej yang benar-benar memerlukan anda, seperti sekolah anak atau penyelia yang sedang bertugas. Sebaliknya, tentukan siapa atau saluran mana yang boleh menghubungi anda dan senyapkan yang lain. Dengan cara itu anda tetap boleh dihubungi untuk perkara penting dan terlindung daripada yang tidak penting.
Bagaimana membalas dengan cepat tanpa kelihatan kurang sopan?
Sediakan balasan pendek, contohnya "Saya sudah baca, nanti saya balas dengan lengkap pukul empat." Balasan itu memberitahu orang lain bahawa mesej mereka sudah dilihat dan bila mereka akan mendapat jawapan. Orang lazimnya lega mengetahui masanya, walaupun bukan serta-merta.
Bagaimana jika bos saya mengharapkan balasan segera?
Tanya apa yang dikira mustahak dan bagaimana ia akan ditandakan, seperti panggilan telefon dan bukan mesej sembang. Persetujuan yang jelas melindungi kedua-dua pihak. Sehingga itu, semak sembang kerja pada waktu tertentu, mungkin setiap setengah jam, bukan setiap kali telefon bergetar.
Mengapa sukar untuk kembali kepada tugas selepas itu?
Sebahagian fikiran anda masih tinggal bersama mesej itu selepas anda membalas. Catatan ringkas tentang tempat anda berhenti, serta satu nafas perlahan, membantu menutup perkara itu. Kemudian baca semula baris atau langkah terakhir anda sebelum meneruskan.
Baca seterusnya
Jika balasan membuat fikiran anda berdengung, meditasi berpandu ringkas daripada Sadhguru memberi beberapa minit yang tenang untuk mententeramkan diri sebelum kembali bekerja.